TOR adalah singkatan dari terms of reference, yang merupakan perjanjian sebelum memulai sebuah proyek. Tim project management umumnya dipercaya untuk merancang perjanjian ini sebagai acuan untuk proyek yang akan dilaksanakan. Keberadaan TOR bertujuan mendukung pengambilan keputusan proyek strategis berdasarkan informasi di dalamnya.
Pembuatan TOR bersifat penting agar rincian anggaran dan strategi dapat dipahami dengan jelas, sama seperti ketika Anda akan membuat website toko online maupun rencana pengembangan bisnis lainnya. Meski awalnya mungkin terlihat mudah, terdapat sejumlah faktor yang perlu dipersiapkan dalam membangun website toko online. Untuk pembuatan yang lebih mudah, Anda dapat memakai layanan GoStore.
Apa isi TOR?
TOR berperan sebagai dokumen tata kelola yang menetapkan hubungan, hak, dan kewajiban seluruh pemangku kepentingan proyek. Diharapkan bahwa pelaksanaan proyek tidak melenceng dari isi TOR. Sehingga, isi dokumen ini harus memuat ketentuan rinci untuk diikuti.
Penulisan TOR adalah untuk menjawab pertanyaan seputar proyek terkait. Jadi, dapat disampaikan bahwa secara garis besar isi TOR adalah latar belakang, uraian kegiatan, maksud dan tujuan, metode, jadwal dan tempat, produk (jika ada), tim evaluasi, serta anggaran. Unsur yang dipenuhi TOR meliputi What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much.
Baca juga: Contoh Proposal Usaha: F&B, Retail, dan Service
6 Cara Membuat TOR
Setelah mengetahui tujuan dan isi TOR, Anda dapat membuat dokumen yang komprehensif. Pastikan informasi yang diberikan dalam TOR mampu memberikan gambaran umum mengenai proyek yang akan dilaksanakan.
1. Cantumkan uraian kegiatan
Dengan menuliskan uraian kegiatan, pembaca mampu memahami deskripsi pelaksanaan proyek yang akan dilaksanakan. Tidak perlu terlalu panjang, uraian kegiatan dapat berupa penyebutan nama atau judul kegiatan pada bagian pembuka TOR. Sebagai contoh, judul dapat ditulis sebagai “Webinar Data Intelligence XXX” atau “Eksibisi Seni XXX”.
2. Buat latar belakangnya
Pada bagian ini, sampaikan penjelasan yang menjadi alasan proyek perlu diadakan. Sebagai langkah awal, Anda disarankan untuk menjabarkan landasan sebagai dasar keadaan atau masalah dari proyek. Kemudian, kembangkan dengan membahas ide dan konsep dari proyek. Susunan ini dilakukan dalam rangka membentuk latar belakang secara terstruktur.
3. Jelaskan tujuannya
Setiap kegiatan yang membutuhkan persetujuan dan/atau pendanaan harus memiliki tujuan. Nah, dalam bagian tujuan, paparkan hasil akhir yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan terkait. Anda juga dapat menyinggung jangkauan audiens dan keuntungan yang diharapkan.
Sebagai contoh, poin tujuan proyek dalam TOR dapat berbunyi, “Membangun awareness 300 warga Desa X terhadap teknologi budidaya padi.” Dalam kalimat tersebut, tertera tujuan proyek beserta jumlah target audiens dan lokasi pelaksanaan.
4. Jabarkan metode yang akan dipakai
Metode yang digunakan dalam suatu proyek perlu disesuaikan dengan berbagai faktor. Dalam manajemen proyek, metode berarti pola kerja dan regulasi yang berlaku. Supaya dapat dipahami dengan baik, metode sebaiknya meliputi fase utama sampai akhir implementasi proyek, penjabaran tingkat keterlibatan pemangku kepentingan proyek yang diperlukan, isi dan durasi proyek, serta alat pengumpulan informasi yang akan digunakan.
Ketika sudah dilaksanakan, hasil pengumpulan informasi dapat disampaikan sebagai dokumen pendukung. Misalnya seperti hasil wawancara, observasi, workshop, dan aktivitas lainnya yang sudah atau perlu dilakukan demi kelangsungan proyek.
5. Jelaskan rencana anggarannya
Sebagaimana namanya, pada bagian ini Anda akan merinci rencana anggaran untuk proyek dengan detail. Tetapkan jenis-jenis keperluan bagi proyek beserta besaran biaya untuk mendapatkannya. Bagian ini mencakup logistik yang diperlukan, akomodasi, penggantian biaya (reimburse), dan fasilitas lain bagi kelangsungan proyek.
Baca juga: 5 Langkah Menciptakan Anggaran Bisnis Lebih Baik
6. Sebutkan kemungkinan masalah yang muncul
Setiap rencana yang dibuat memiliki kemungkinan menghadapi masalah atau hambatan tertentu. Anda dapat menyebutkan beberapa isu yang mungkin ditemui pada setiap tahap proyek.
Dengan begitu, TOR turut berfungsi sebagai dokumen yang memuat analisis hingga pemecahan masalah. Ini karena TOR umumnya turut mencakup kriteria evaluasi seperti tingkat efisiensi, dampak, dan efektivitas proyek. Anda dapat mempertimbangkan faktor risiko yang mungkin dimiliki proyek, kemudian dikaitkan dengan setiap kriteria evaluasi tersebut.
Baca juga: KPI Adalah: 5 Langkah Mudah Membuatnya
Jika melihat langkah-langkah yang dilakukan, sebenarnya cara membuat TOR tidak jauh berbeda dengan perencanaan bisnis. TOR adalah dokumen yang diperlukan sebagai pedoman agar persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi proyek berjalan dengan lancar. Pelaku usaha juga harus melakukan persiapan serupa. Bedanya, evaluasi dalam kelangsungan bisnis dilakukan secara berkala untuk memastikan kualitas perusahaan terus berkembang.
