7 Tips Mengelola Bahan Baku Selama Ramadan – Mengelola bahan baku adalah salah satu kegiatan terpenting dalam menjalankan usaha, apa pun bidang industrinya. Namun, menjelang bulan Ramadan ini, pengelolaan bahan baku harus menjadi perhatian khusus karena situasi dan kondisi yang berbeda dari bulan-bulan lainnya.
Pada bulan Ramadan, permintaan akan bahan baku meningkat secara signifikan seiring meningkatnya konsumsi masyarakat. Hal ini membuat jumlah persediaan bahan baku kian menipis, sehingga mengakibatkan kenaikan harga yang cukup tinggi.
Kelangkaan bahan baku pun bukan jadi sesuatu yang sulit ditemui selama bulan Ramadan. Akhirnya, hal ini bisa berdampak pada usaha Anda.
Oleh karena itu, cara terbaik untuk bisa menjaga keberlangsungan usaha Anda di tengah kompetisi memperebutkan bahan baku adalah dengan melakukan pengelolaan yang baik. Untuk membantu Anda melakukannya, berikut ini 7 tips mengelola bahan baku selama Ramadan yang bisa Anda terapkan.
7 Tips Mengelola Bahan Baku Selama Ramadan
1. Lakukan stock opname untuk ketahui jumlah bahan baku yang tersedia
Tips mengelola bahan baku yang pertama adalah dengan ketahui dulu apa saja bahan baku yang sudah Anda miliki. Untuk mengetahuinya Anda perlu melakukan stock opname.
Bagi Anda yang belum tahu, stock opname adalah aktivitas penghitungan persediaan stok barang sebelum dijual. Stok barang ini bisa tersedia di gudang atau pun di toko, tergantung skala dari bisnis Anda.
Kegiatan stock opname sendiri memang membutuhkan waktu yang tidak sedikit, karena proses penghitungan dilakukan secara langsung. Anda harus memeriksa satu per satu stok yang tersedia dan mencatatnya.
Penghitungan stok barang selama stock opname harus dilakukan secara cermat dan hati-hati agar tidak terjadi kesalahan. Jika Anda sampai salah menghitung dan mencatat, maka kegiatan pengelolaan bahan baku lainnya akan ikut terpengaruh. Bahkan, kesalahan catat itu juga bisa memengaruhi angka penjualan Anda. Jadi, lakukanlah stock opname sebaik mungkin.
2. Buatlah rencana belanja bahan baku
Setelah melakukan stock opname, Anda sudah mengetahui apa saja bahan baku yang perlu dibeli. Data-data tersebut bisa Anda gunakan untuk melakukan melakukan stock forecasting, yaitu prediksi terukur untuk mengetahui berapa jumlah bahan baku yang harus dibeli.
Penyusunan rencana belanja ini juga dipengaruhi oleh jenis bisnis yang Anda geluti. Jika Anda menjalani bisnis ritel pakaian, maka belanja bahan baku bisa dilakukan jauh hari. Namun, jika Anda menggeluti bisnis F&B dan ritel groceries, maka belanja bahan baku tidak bisa dilakukan sejak jauh hari untuk menjaga kesegarannya.
Untuk itu, pahami kembali bagaimana pola restock bahan baku di usaha Anda dan siapkan rencana kontijensi untuk menghadapi kemungkinan kehabisan bahan baku lebih cepat dari biasanya.
Misalnya, usaha restoran Anda setiap harinya membutuhkan 100kg daging ayam segar. Namun, antusiasme masyarakat untuk buka puasa bersama di restoran biasanya cukup tinggi di pertengahan Ramadan, maka Anda harus mempersiapkan daging ayam lebih banyak dari biasanya.
Satu lagi, persiapkan budget cadangan karena harga bahan baku selama Ramadan akan cenderung lebih tinggi dari biasanya. Akan lebih baik lagi jika Anda sudah memiliki supplier khusus yang bisa tetap memasok bahan baku ke usaha Anda.
3. Buat klasifikasi bahan baku
Setelah berbelanja bahan baku yang dibutuhkan, maka langkah selanjutnya adalah dengan membuat klasifikasi bahan baku. Tentukan apa saja bahan baku prioritas yang harus selalu tersedia di toko atau gudang Anda.
Anda juga bisa mengelompokkan bahan baku sesuai dengan masa pakainya. Misalnya Anda menjalankan bisnis restoran, yang erat kaitannya dengan kesegaran bahan baku, maka hal yang harus Anda lakukan adalah mengelompokkan bahan baku berdasarkan masa berlaku atau waktu penyimpanannya.
Gunakan prinsip first in first out atau pertama masuk pertama keluar untuk memastikan tidak ada bahan baku rusak sebelum bisa digunakan. Prinsip ini juga membantu Anda memastikan tidak ada bahan baku yang menumpuk terbuang sia-sia hanya karena salah pengelolaan.
4. Buat catatan inventaris bahan baku dengan baik
Catatan inventaris adalah hal krusial dalam mengelola bahan baku selama Ramadan. Catatan inventori ini berisi apa saja dan berapa jumlah bahan baku yang tersedia. Catatan inventori ini juga harus selalu di-update dengan tambahan bahan baku yang sudah Anda beli.
Pencatatan inventori ini sebaiknya sudah menggunakan teknologi terkini untuk memastikan keakuratan dan keamanannya. Jika Anda masih mengandalkan buku catatan yang rawan hilang atau hancur, maka kini sudah saatnya untuk memanfaatkan teknologi digital.
Contohnya seperti aplikasi kasir Moka yang sudah memiliki fitur Inventory Management. Dengan fitur ini Anda bisa dengan mudah mencatat bahan baku yang tersedia, mengetahui bahan baku yang terpakai, dan melihat berapa banyak bahan baku yang tersisa. Semua terkalkulasi secara otomatis oleh sistem sehingga Anda tidak perlu menghitung secara manual.
Baca juga: Laporan Inventaris Bahan Baku Lebih Akurat dengan Fitur Ingredient Inventory!
5. Efektif dalam melakukan reorder bahan baku
Mungkin banyak yang belum tahu bahwa reorder bahan baku juga membutuhkan strateginya tersendiri. Tujuanya adalah supaya reorder dilakukan di waktu yang tepat dengan jumlah yang pas. Lalu, apa yang harus Anda lakukan agar reorder bahan baku bisa lebih efektif?
Pertama, ketahui berapa bahan baku yang saat ini masih ada. Kemudian, ketahui juga berapa bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan satu produk. Setelah itu, ketahui juga berapa banyak bahan baku yang tersisa setiap harinya. Dari data-data ini Anda bisa menyusun prioritas reorder bahan baku.
Hal ini akan sangat berguna untuk mengelola bahan baku di bulan Ramadan karena Anda bisa dengan tepat mengetahui kapan saatnya untuk reorder sehingga tidak ada bahan baku yang sia-sia, sekaligus mencegah terganggunya proses produksi karena tidak tersedianya bahan baku.
6. Latih karyawan untuk bijak menggunakan bahan baku
Tak jarang karyawan menyepelekan penggunaan bahan baku. Sebab, masih banyak yang menganggap bahwa mereka tidak turut bertanggung jawab dalam mengelola bahan baku secara efektif dan efisien. Misalnya, dengan menggunakan sabun cuci piring secara berlebihan, melakukan food prep yang tidak terukur, dan lain-lain.
Untuk itu, Anda sebagai pemilik usaha juga sebaiknya memberikan pemahaman kepada semua karyawan tentang bagaimana mengoptimalkan penggunaan bahan baku, sehingga tak cepat habis secara sia-sia.
Jika Anda memiliki beberapa outlet maka data dari masing-masing outlet bisa menjadi pembanding untuk mengetahui mengapa salah satu outlet lebih boros bahan baku ketimbang outlet lainnya. Jika ternyata tidak ada alasan yang menjustifikasinya, sebaiknya Anda melakukan audit dan training ulang karyawan untuk mencegah pemborosan.
7. Simpan bahan baku di tempat yang sesuai
Ini dia tips mengelola bahan baku selama Ramadan selanjutnya. Sadarkah Anda bahwa penyimpanan memegang peranan yang tak kalah penting? Setelah bahan baku dibeli dan diklasifikasikan sesuai dengan jenis dan waktu datangnya, Anda wajib menyimpan bahan-bahan tersebut di tempat yang sesuai.
Artinya, jika bahan baku tersebut bersifat organik, maka harus disimpan di dalam lemari pendingin, lengkap dengan label yang menunjukkan tanggal kedatangan dan tanggal kadaluarsanya.
Jika bahan baku yang baru Anda beli tidak perlu disimpan di lemari pendingin, maka pastikan semuanya tersimpan di tempat yang sesuai dengan anjurannya. Misalnya Anda baru saja membeli bahan baku berupa biji kopi yang sudah di-roast. Maka pastikan biji kopi tersebut disimpan di tempat yang kering, kedap udara, dan jauh dari cahaya.
Selain itu, Anda juga harus melatih karyawan Anda agar mampu menyimpan bahan baku tersebut dengan baik untuk mencegah kerusakan. Dengan demikian, stok bahan baku selama Ramadan bisa tetap terjaga, bisnis pun bisa berjalan dengan lancar.
Baca juga: 15 Bisnis Kuliner Paling Menjanjikan di Bulan Ramadan
Itu dia 7 tips mengelola bahan baku selama Ramadan. Bagi Anda yang ingin mulai berbisnis kuliner, aplikasi kasir Moka siap mendukung bisnis Anda lewat beragam fitur, mulai dari mengetahui stok inventaris bahan baku, membuat loyalty program, mencatat laporan penjualan dan menganalisisnya dari waktu ke waktu, hingga membuka jalan terhadap akses permodalan.
Ingin tahu lebih lanjut bagaimana aplikasi kasir Moka bisa membantu bisnis Anda?
