Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis?

Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis? – Stock opname dan stock forecasting adalah bagian penting dalam suatu bisnis. Memang, pada dasarnya bisnis adalah kegiatan jual-beli barang atau jasa untuk mendapatkan keuntungan.

Namun, bisnis tidak sesederhana menjualkan barang dengan harga tertentu saja. Ada serentetan kegiatan di baliknya, yang sangat menentukan kesuksesan dari sebuah usaha.

Tidak peduli sebesar apa pun bisnis yang Anda bangun, selama itu melibatkan barang, maka stock opname wajib untuk dilakukan. Tanpa adanya hal ini, maka Anda tidak bisa benar-benar mengetahui bagaimana performa bisnis Anda.

Lalu, apakah itu stock opname, mengapa penting dilakukan oleh pebisnis, dan bagaimana cara melakukannya dengan benar? Temukan jawabannya dalam ulasan berikut ini!

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena Anda akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.

Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang dijualnya.

Stock opname adalah aktivitas penghitungan persediaan stok barang sebelum dijual. Stok barang ini bisa tersedia di gudang atau pun di toko, tergantung skala dari bisnisnya.

Dari definisi singkatnya, mungkin Anda mengira jika stock opname hanya dilakukan dalam ranah bisnis ritel. Faktanya, metode ini dilakukan oleh bisnis apa pun selama berhubungan dengan stok barang. Artinya, selama yang dijual berwujud barang, maka hal ini wajib dilakukan.

Umumnya, stock opname dilakukan secara langsung karena penghitungannya dilakukan secara langsung. Karyawan yang bertugas melakukan stock opname akan satu per satu menghitung ketersediaan barang dan mencocokkannya dengan data yang tersimpan.

Jika terdapat ketidaksesuaian, maka bisa langsung ditindaklanjuti. Oleh karena itu, Anda harus melakukannya dengan teliti dan berhati-hati.

Jika karyawan salah dalam menjalankan stock opname, maka konsekuensinya bisa cukup serius. Salah satunya adalah perusahaan berpotensi mengalami kerugian karena opportunity loss. Barang yang seharusnya bisa terjual dan mendatangkan revenue, justru hilang sehingga tidak ada pemasukan.

Oleh sebab itu beberapa perusahaan menerapkan aturan jika terjadi ketidaksesuaian antara stok barang dengan yang tercatat, maka karyawan harus mengganti sejumlah nominal barang yang hilang. Tentunya Anda tidak ingin hal ini sampai terjadi bukan?

Sebagai upaya untuk mencegah kesalahan saat mengecek persediaan barang, disarankan Anda mulai menggunakan teknologi terkini. Salah satu cara yang paling sering digunakan adalah dengan memanfaatkan sistem barcode.

Lewat sistem ini, Anda bisa mencatat jumlah produk yang ada dan jumlah produk yang terjual dengan lebih akurat. Dengan otomasi seperti ini, kesalahan-kesalahan sepele yang biasa dibuat oleh manusia bisa dicegah dengan baik.

3 Jenis Stock Opname

1. Daily Stock Taking

Kegiatan stock opname ini dijalankan setiap hari oleh petugas yang berwenang. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk memastikan stok barang selalu sama dengan yang ada di laporan. Dengan demikian, data yang diperoleh bersifat aktual.

Jenis daily stock taking umumnya dilakukan dalam bisnis toko kelontong atau minimarket sebab setiap harinya selalu ada barang yang terjual.

Kegiatan ini biasa dilakukan setiap malam, sebelum toko tutup. Sehingga tidak heran jika setiap malam selalu ada karyawan minimarket yang mengecek stok barang.

2. Annual Stock Taking

Sesuai dengan namanya, kegiatan stock opname dilakukan setiap satu tahun sekali. Jenis satu ini lebih cocok dilakukan jika produk yang dijual bersifat tahan lama dan dalam kuantitas yang besar. Jenis satu ini sering digunakan pada bisnis yang memiliki gudang-gudang besar sebagai tempat penyimpanan.

Tentu saja, annual stock taking tidak cocok diterapkan pada bisnis F&B yang stok barangnya relatif lebih cepat terjual. Biasanya, annual stock taking dilakukan di penghujung tahun atau saat penutupan laporan keuangan tahunan.

Oleh karena itu, stock opname harus dilakukan dengan menyeluruh guna mengetahui apakah setiap produk masih dalam kondisi layak jual. Jika ternyata ditemukan banyak kerusakan, maka itu bisa menjadi masukan untuk tahun berikutnya.

3. Periodic Stock Taking

Metode ini dilakukan secara berkala, yang biasanya mengikuti perhitungan kuartal. Artinya, Anda akan menghitung stok barang setiap tiga atau empat bulan sekali. Kemudian, metode ini lebih cocok diterapkan pada bisnis-bisnis kecil atau mikro karena tidak membutuhkan banyak orang untuk menyelesaikannya.

Perbedaan Stock Opname dan Stock Forecasting

Bagi Anda yang masih awam, stock opname memiliki perbedaan yang cukup fundamental dengan stock forecasting. Keduanya memang berhubungan dengan inventori perusahaan dan keduanya juga saling bertalian. Hanya saja, stock opname dan stock forecasting memiliki peran dan fungsinya masing-masing.

Stock opname dilakukan untuk mengetahui jumlah barang yang dimiliki. Dengan mengetahui jumlah barang yang dimiliki, maka perusahaan jadi tahu kapan mereka harus stok ulang.

Sementara itu, stock forecasting adalah prediksi terukur untuk mengetahui berapa jumlah barang yang harus di-restock. Adapun data yang digunakan sebagai dasar pijakan dalam melakukan stock forecasting berasal dari hasil stock opname.

Dalam melakukan stock forecasting, ada beberapa batasan yang harus ditetapkan terlebih dahulu. Pertama, tentukan terlebih dahulu periode forecasting-nya, supaya jumlah yang dipesan bisa tepat.

Kedua, perhatikan tren pasar guna mengetahui akan seberapa cepat atau lambat barang terjual. Ketiga, ketahui tingkat permintaan pasar akan produk yang dijual untuk digunakan sebagai dasar forecasting.

Jika Anda sudah menetapkan batasan-batasan tersebut, maka kegiatan restock barang akan berjalan dengan lebih optimal. Dengan demikian bisnis Anda tidak akan mengalami kelebihan atau kekurangan barang. Dengan demikian, arus kas dan neraca aktiva-pasiva bisa terjaga dengan baik.

Stock forecasting memiliki beberapa model, contohnya dengan menentukan reorder points dan economic order quantities. Dengan memanfaatkan model-model seperti ini, pengendalian inventori akan berjalan dengan lebih optimal.

Jadi, untuk menyimpulkan, stock opname adalah tahap pertama yang harus dijalani supaya Anda bisa membuat stock forecasting. Tanpa adanya stock opname, maka Anda akan sangat kesulitan dalam melakukan stock forecasting.

Kenapa Stock Opname Penting Bagi Pebisnis?

Dalam dunia bisnis, bicara angka berarti bicara fakta. Untuk bisa mendapatkan angka yang jelas, tentu perlu dilakukan perhitungan yang presisi. Baik itu perhitungan berapa nilai transaksi harian, hingga perhitungan berapa jumlah inventaris barang yang dimiliki.

Kegiatan ini menjadi penting bagi para pebisnis karena jumlah barang yang ada di persediaan dan di pencatatan harus diketahui dengan jelas.

Bukan hanya untuk menghitung inventory yang dimiliki, stock opname juga bisa membantu Anda menghitung penjualan yang telah tercatat. Tanpa adanya stock opname, maka semua hal itu akan menjadi mustahil untuk diketahui.

Selain memberikan informasi tentang jumlah barang di persediaan, berikut beragam manfaat lain yang mesti Anda ketahui.

1. Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam restock

Dalam melakukan restock atau stok ulang, setiap pebisnis membutuhkan angka pasti. Jika pebisnis langsung melakukan restock tanpa mengetahui berapa jumlah persis yang dibutuhkan, maka berpotensi menimbulkan kerugian. Terlebih lagi jika bidang yang digeluti adalah bisnis F&B di mana stok bahan baku yang digunakan memiliki masa kadaluarsa yang relatif cepat.

2. Menindaklanjuti kekurangan atau kehilangan barang

Dalam beberapa jenis bisnis, setiap restock harus ada jeda waktu yang dipersiapkan. Sebab, supplier membutuhkan waktu beberapa hari untuk bisa menyiapkan dan mengirimkan barang yang dipesan.

Bayangkan jika ternyata supplier membutuhkan waktu lebih lama untuk menyiapkan barang, sedangkan stok Anda sudah habis. Tentunya ini akan menghambat kelancaran bisnis Anda bukan? Oleh karena itu, beberapa bisnis perlu melakukan stock opname secara berkala.

3. Memberikan informasi tentang perkembangan perusahaan

Selama berjalannya waktu, Anda bisa mengetahui bagaimana performa penjualan dari arus kas dan juga barang yang terjual. Dengan mencocokkan keduanya, Anda bisa mengetahui apakah bisnis Anda telah berjalan dengan efisien atau belum.

4. Mengetahui kondisi inventaris

Mengingat kegiatan stock opname seringkali dilakukan secara manual, maka Anda dapat mengetahui bagaimana kondisi barang yang tersimpan. Jika memungkinkan, pengecekan barang satu per satu dapat membantu Anda menyingkirkan barang-barang yang mengalami kerusakan atau kadaluarsa.

Setelah melihat sederet manfaat dari stock opname, maka jangan sampai Anda tidak menyediakan waktu dan tenaga untuk melakukannya ya!

Kapan Waktu yang Tepat untuk Stock Opname?

Sebenarnya tidak ada jawaban pasti tentang kapan waktu terbaik untuk mengecek persediaan barang. Sebab, masing-masing bisnis memiliki kondisi-kondisi tertentu yang membuatnya tidak bisa melakukan stock opname dengan cepat. Ada pula bisnis yang memungkinkan stock opname dilakukan setiap hari. Jadi, tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Selain itu, masing-masing perusahaan juga bebas memilih waktu kapan waktu terbaik, tergantung jenis stock opname yang mereka pilih.

Seperti yang sudah diutarakan sebelumnya, ada perusahaan yang menggunakan jenis annual stock taking, ada yang daily stock taking, dan ada pula yang periodic stock taking. Oleh karena itu, waktu terbaik stock opname bergantung pada sektor industri yang digeluti.

Pada perusahaan besar dengan ribuan barang tersimpan di gudang, mungkin stock opname satu tahun sekali atau per kuartal menjadi pilihan yang lebih bijak, mengingat stock opname membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan sumber daya manusia yang tidak sedikit. Namun, untuk usaha kecil atau mikro, stock opname setiap hari tentunya masih bisa dijalankan.

Hanya saja, dalam memilih waktu untuk melakukan stock opname, disarankan saat sedang tidak ada kegiatan jual-beli. Misalnya, saat toko sedang libur atau sudah akan tutup. Dengan demikian, pencatatan stok barang dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Implikasi dari Adanya Stock Opname

Dengan mengecek persediaan barang secara rutin, Anda jadi bisa lebih mengenali stok barang yang berada di penyimpanan.

Melalui pencatatan dan penghitungan yang akurat, Anda jadi mendapatkan data-data krusial untuk menentukan bagaimana warehouse management yang cocok untuk bisnis Anda. Betul sekali, data hasil stock opname akan memengaruhi metode manajemen yang terbaik untuk Anda.

Jika setelah melakukan stock opname ternyata ditemukan beberapa barang sudah terlalu lama berada di toko, maka metode manajemen yang tepat bagi bisnis Anda adalah First In First Out.

Menurut metode ini, barang yang pertama kali masuk haruslah menjadi barang yang pertama kali keluar. Metode ini umum digunakan oleh bisnis-bisnis F&B karena bahan baku yang sifatnya tidak mampu bertahan lama. Jika bahan baku terlalu lama disimpan, maka pasti akan rusak dan mendatangkan kerugian.

Sebaliknya, jika setelah dilakukan stock opname ditemukan hasil bahwa barang-barang musiman masih menumpuk banyak, maka metode Last In Last Out bisa menjadi pilihan.

Menurut metode ini, barang yang terakhir kali masuk adalah barang yang harus terjual lebih dahulu. Metode satu ini umum digunakan pada bisnis-bisnis yang terkait dengan tren, contohnya seperti toko pakaian. Mengingat tren selalu berganti, maka barang yang terakhir masuk tidak boleh terlalu lama mengendap di toko.

Mirip dengan metode pertama, jika setelah dilakukan stock opname ditemukan barang-barang yang masuk ternyata memiliki masa kadaluarsa yang bervariasi, maka fokuskan pada barang-barang yang masa kadaluarsanya sudah dekat.

Untuk itu, metode yang tepat Anda gunakan adalah First Expired First Out. Metode ini menitikberatkan pada tanggal kedaluwarsa dari bahan baku.

Tidak peduli bahan baku ini masuk pertama atau terakhir, jika masa kadaluarsanya lebih pendek maka harus terjual lebih dahulu. Jika tidak, maka kerugian yang ditanggung bisa cukup signifikan. Metode ini juga ikut menentukan tata letak suatu produk dalam bisnis ritel.

Nah, itulah dia pengertian stock opname yang akan sangat berguna bagi Anda para pebisnis. Tahukah Anda, ada sebuah aplikasi kasir yang dapat membantu Anda melakukan inventaris bahan baku dengan mudah dan praktis? Ya, apa lagi kalau bukan aplikasi kasir Moka.

Dengan memanfaatkan fitur Inventory Management, Moka akan membantu Anda mencatat jumlah barang yang keluar-masuk dengan akurat dan real-time.

Apabila ada barang atau bahan baku yang digunakan, maka sistem akan mengalkulasikannya secara otomatis. Dengan demikian, jumlah stok akan terus ter-update tanpa perlu khawatir adanya kesalahan dalam menghitung stok.

Tak hanya Inventory Management, aplikasi kasir Moka juga menawarkan sederet kehebatan lainnya, mulai dari Table Management, Staff Management, hingga Loyalty Program. Anda pun juga bisa mengoptimalkan bisnis Anda dengan memanfaatkan pendanaan bisnis dari Moka Capital. Tertarik untuk mencoba Moka gratis selama 14 hari?