Pernahkah Anda merasa pusing saat harus mengalokasikan pelanggan ke meja, kamar, atau tempat duduk mana, terutama pada jam sibuk? Itulah alasan mengapa reservasi adalah sistem yang sangat diperlukan untuk berbagai jenis bisnis! Sebelum menerapkan sistem tersebut, ada baiknya Anda memahami seluk-beluknya secara lengkap agar lebih efisien. Yuk, pelajari sampai tuntas di sini!
Apa Itu Reservasi?
Dalam konteks bisnis, reservasi adalah proses pemesanan atau pengaturan tempat dan layanan tertentu sebelum waktu penggunaan. Dengan sistem ini, pelanggan bisa memastikan ketersediaan layanan atau produk pada waktu yang mereka inginkan. Umumnya, Anda akan menjumpai sistem ini di bisnis berbasis layanan seperti restoran, salon, taman hiburan, dan lain-lain.
Jenis-jenis Reservasi
Ada beberapa jenis sistem reservasi yang bisa diterapkan oleh bisnis, tergantung pada kebutuhan dan sifat layanan yang ditawarkan. Berikut adalah contohnya:
- Reservasi online: Pelanggan memesan melalui situs web atau aplikasi khusus. Sistem ini memudahkan proses pemesanan dan mempercepat konfirmasi.
- Reservasi langsung: Pelanggan datang langsung ke lokasi untuk melakukan pemesanan. Biasanya dilakukan untuk layanan mendadak atau di tempat yang ramai.
- Reservasi melalui pihak ketiga: Pelanggan menggunakan platform perantara seperti aplikasi eksternal atau melalui agen untuk melihat ketersediaan tempat dan memesan layanan tanpa harus menghubungi bisnis secara langsung.
Manfaat Menerapkan Sistem Reservasi
Ternyata, reservasi adalah sistem yang sangat menguntungkan bagi pelanggan maupun Anda selaku pemilik usaha. Dengan sistem ini, Anda bisa mengatur jadwal kerja karyawan dengan lebih efisien karena sudah tahu kapan pelanggan akan datang.
Selain itu, pelanggan merasa lebih nyaman karena mereka bisa memastikan ketersediaan tempat atau layanan sebelum datang. Tentunya, langkah ini akan mencegah waktu antrean yang terlalu lama atau penumpukan pelanggan pada jam sibuk.
Bahkan, Anda juga dapat lebih mudah memperkirakan kebutuhan SDM atau bahan baku berdasarkan jumlah reservasi yang masuk dan memaksimalkan kapasitas ruangan.
Beda Reservasi dan Booking
Mungkin Anda sudah sering mendengar orang-orang menggunakan istilah reservasi dan booking secara bergantian. Padahal, sebenarnya reservasi adalah sistem pemesanan tempat atau layanan tanpa jaminan.
Contohnya, Anda bisa reservasi meja di restoran sebelum dine in tanpa harus membayar terlebih dahulu. Sementara itu, ketika Anda booking kamar hotel, Anda harus membayar uang deposit di awal atau bahkan memberikan kartu kredit sebagai jaminan.
Tips Mengelola Reservasi dengan Baik
Apakah Anda tertarik menerapkan sistem reservasi untuk bisnis? Pastikan Anda mengelolanya dengan baik melalui 4 tips berikut:
-
Terapkan sistem dan ketentuan yang jelas
Pertama, Anda harus menentukan batas minimum atau maksimum jumlah tamu dalam satu sesi, serta batas waktu keterlambatan. Pastikan ketentuan Anda juga mempertimbangkan pembatalan mendadak yang bisa merugikan bisnis. Misalnya, Anda dapat memberlakukan biaya penalti no-show (pelanggan tidak datang pada hari H) atau ketika pelanggan membatalkan reservasi melewati tenggat waktu yang ditentukan.
-
Tentukan satu orang untuk mengelola reservasi
Menugaskan satu orang khusus untuk mengelola reservasi akan sangat membantu dalam menghindari kebingungan. Sebab, orang ini akan bertanggung jawab memastikan semua reservasi tercatat dengan benar, berkomunikasi dengan pelanggan, dan mengatasi masalah jika ada perubahan atau pembatalan. Dengan demikian, proses pengelolaan reservasi akan lebih rapi.
-
Buat jeda waktu berdasarkan durasi rata-rata pelanggan
Ketika membuat slot waktu yang tersedia untuk reservasi, pastikan Anda memperhitungkan jeda waktu antara satu pelanggan dengan pelanggan berikutnya. Untuk mempermudah, Anda bisa menggunakan software khusus yang mampu melacak durasi layanan rata-rata setiap pelanggan. Contohnya, fitur Manajemen Pelanggan dari Moka.
Sebab, dari sana Anda bisa mendapatkan informasi tersebut beserta riwayat transaksi, detail layanan favorit, dan masukan dari pelanggan dalam satu dashboard terpadu. Praktis, kan? Dengan begitu, Anda bisa menghindari bentrokan antara setiap kloter waktu reservasi.
-
Sisakan spot cadangan untuk berjaga-jaga
Meskipun tujuan utama sistem reservasi adalah untuk mengoptimalkan penggunaan kapasitas, sebaiknya Anda tetap menyisakan beberapa meja atau ruangan cadangan. Dengan adanya tempat cadangan ini, Anda bisa tetap melayani tamu dalam berbagai kondisi. Misalnya, jika ada pelanggan yang datang tanpa reservasi, datang lebih awal atau terlambat, atau terjadi perubahan mendadak di luar kendali.
Singkatnya, reservasi adalah sistem yang memungkinkan pelanggan mengakses layanan bisnis Anda dengan lebih mudah pada waktu tertentu tanpa harus memberikan jaminan. Jadi, mereka bisa menghemat waktu tunggu, dan Anda dapat menjaga kepuasan mereka supaya keuntungan tetap terjamin.
Untuk menerapkannya dengan efektif, pastikan Anda membuat ketentuan layanan yang jelas dan bekali staf khusus Anda dengan teknologi yang praktis seperti Moka POS. Penasaran dengan kecanggihannya? Yuk, jadwalkan demo gratis sekarang juga!
