Purchase Order adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh – Purchase order adalah hal biasanya dibutuhkan dalam bisnis yang butuh melakukan pembelian bahan baku dan/atau produk jadi dari penjual. Idealnya, semua jenis usaha sudah menggunakan purchase order untuk pemesanan. Namun, sayangnya belum semua pelaku usaha memahami tentang purchase order. Oleh karena itu, berikut ini ulasan lengkap tentang purchase order.
Purchase Order adalah Surat Penting, Ini Pengertiannya 
Purchase order adalah surat yang dibuat oleh pembeli berisi detail produk yang ingin dibeli dari penjual. Produk ini bisa berupa barang ataupun jasa. Purchase order juga merupakan dokumen legalitas dari sebuah perjanjian antara pembeli dan penjual.
Artinya, purchase order ini juga merupakan sebuah surat perjanjian jual beli yang menjadi dasar perikatan antara pembeli dan penjual.
Baca juga: Pentingnya Purchase Order untuk Bisnis Anda dan Cara Mudah Membuatnya
Isi Purchase Order adalah Sebagai Berikut
Apa saja isi dari purchase order? Sebuah purchase order terdiri dari beberapa komponen penting yang menjelaskan apa saja hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh pihak pembeli dan pihak penjual. Isi purchase order adalah sebagai berikut:
- Nomor dan tanggal purchase order
- Nama, alamat, dan nomor kontak perusahaan pembeli dan penjual
- Waktu pengiriman barang
- Nama, jumlah, dan harga barang atau jasa yang dibeli
- Potongan harga, jika ada
- Jumlah sub total
- Tambahan pajak
- Jumlah total
- Syarat dan ketentuan khusus
- Tanda tangan pembeli
Fungsi dan Manfaat Purchase Order Bagi Bisnis
Purchase order adalah dokumen penting yang punya banyak manfaat. Tentu saja ada banyak. Penggunaan purchase order adalah standar dalam kegiatan bisnis karena fungsinya yang krusial, antara lain:
1. Sebagai bukti perjanjian pembeli dan penjual
Purchase order bisa menjadi surat perjanjian jual beli yang mendasarkan kegiatan jual-beli antara pembeli dan penjual. Mulai dari jenis, kuantitas, waktu penyerahan, syarat dan ketentuan, serta total harga yang harus dibayarkan sudah tercantum dalam sebuah purchase order.
Dengan demikian, kedua belah pihak akan mendapatkan kepastian hukum yang cukup, sehingga kemungkinan terjadinya penipuan akan semakin kecil. JIka terjadi penipuan, maka pihak yang dirugikan dapat memiliki cukup bukti untuk melakukan upaya hukum yang diperlukan.
2. Menjamin ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan
Dengan membuat purchase order, Anda bisa membeli bahan baku atau produk untuk dijual lagi. Purchase order adalah surat yang memuat kapan barang atau jasa tersebut diserahkan ke pembeli. Jadi, ketersediaan barang dagangan Anda bisa tetap terjamin. Tentunya selama Anda rutin melakukan stock opname dan melakukan pemesanan produk tepat waktu.
3. Mencegah kesalahan barang atau jasa yang diserahkan penjual
Penjual akan menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli sesuai dengan detail yang tertera di purchase order. Agar tidak ada kesalahan, pastikan Anda sudah menulis kuantitas dan spesifikasi produk detail.
Seringkali terjadi kesalahan di segi kuantitas dan spesifikasi barang yang diserahkan kepada penjual kepada pembeli. Jika tidak ada purchase order resmi perusahaan, maka Anda akan kesulitan untuk membuktikannya.
Baca juga: Panduan Cara Membuat Toko Online untuk Pebisnis Pemula
Contoh Purchase Order
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut ini contoh purchase order yang bisa Anda gunakan:
Purchase Order
- Maju Sentausa Abadi
Jalan Pegangsaan Utara No.17, Malang, Jawa Timur
0341 – 7654321
Nomor PO : PO-MSA-0000123
Tanggal : 17 Desember 2021
| Penjual : | Tagihkan kepada : |
| CV. Alam Berkah Jaya | PT. Maju Sentausa Abadi |
| Jalan Alam Timur Kav.227, Semarang, Jawa Tengah | Jalan Pegangsaan Utara No.17, Malang, Jawa Timur |
| 024 – 9876543 | 0341 – 7654321 |
| Tanggal Pengiriman | |||
| 23 Desember 2021 |
|
No. |
Deskripsi |
Harga Satuan |
Kuantitas |
Subtotal |
| 1 | Kertas HVS A4 70gr |
Rp39.000,00 |
10 rim |
Rp390.000,00 |
|
Diskon 10% |
Rp39.000,00 | |||
|
Sub total |
Rp351.000,00 | |||
|
Pajak 10% |
Rp35.100,00 | |||
|
Total Harga |
Rp386.100,00 | |||
|
Disetujui oleh vendor |
Diketahui oleh |
|
Albert Fadel Sanjaya |
Heri Trunojoyo |
|
ttd. |
ttd |
Baca juga: 10 Daftar Barang Toko Kelontong yang Bisa Anda Jual
Penjelasan di atas menunjukkan bahwa purchase order adalah hal yang penting. Dengan membuat purchase order, bisnis Anda jadi lebih terlindungi dari kemungkinan penipuan, dan juga memudahkan operasional toko Anda. Apalagi purchase order kini juga sudah bisa disampaikan via email, sehingga akan sangat memudahkan bagi Anda pemilik toko online.
Jika Anda masih belum memiliki toko online di era digital ini, maka hal itu akan sangat disayangkan. Sebab, toko online akan sangat memudahkan konsumen untuk mengetahui dan membeli produk Anda. Apalagi jika Anda menggunakan GoStore untuk membuat toko online.
GoStore adalah layanan terbaru dari Gojek yang akan membantu Anda mendirikan toko online. GoStore sudah terhubung dengan Facebook Shop, Instagram Shop, dan Google Shopping, sehingga akan bantu tingkatkan penjualan produk Anda.
