Pernahkah Anda memesan produk dalam jumlah yang relatif besar, namun ketika produknya tiba, jumlahnya tidak sesuai dengan yang Anda pesan di awal? Salah satu strateginya adalah dengan membuat purchase order. Purchase order ini kemudian akan menjadi bukti untuk menagih apa yang tidak atau kurang sesuai dengan perjanjian di awal.
Namun begitu, sebagian besar orang masih belum mengerti bagaimana cara membuat purchase order atau bahkan belum sepenuhnya tau dengan definisi purchase order. Selaku pebisnis, Anda perlu tahu tidak hanya untuk Anda sendiri tetapi juga untuk pelanggan Anda.
Baca Juga: Ini Alasan Mengapa Anda Harus Menggunakan Fitur Ingredient Inventory dari Moka
Sumber: rawpixel dari Unsplash
Di satu sisi, pengetahuan ini penting bagi Anda untuk melacak pembayaran atau transaksi pelanggan. Ini berarti Anda bisa mendeteksi adanya ketidaksesuaian atau bahkan kecurangan di waktu-waktu mendatang. Misalnya, saat melakukan pembayaran, pelanggan Anda memesan produk tertentu sebanyak 100 buah. Namun, ketika produk tersebut diantar ke pelanggan, ia meminta 150 buah.
Jika pelanggan Anda komplain atau mengeskalasi masalah ini ke pihak yang berwenang, yang perlu Anda lakukan hanyalah menunjukkan purchase order yang sudah dibuat di awal kesepakatan saat pembelian. Ini merupakan bukti nyata yang kuat untuk meruntuhkan komplain pelanggan atau menyelesaikan masalah yang tengah terjadi.
Purchase order merupakan bukti nyata yang kuat untuk meruntuhkan komplain pelanggan atau menyelesaikan masalah yang tengah terjadi.
Di sisi lain, pengetahuan akan pentingnya purchase order ini juga penting bagi pelanggan Anda. Mereka juga butuh bukti konkret jika misalnya mereka dicurangi oleh toko. Kasusnya pun kurang lebih sama dengan kasus yang di atas. Di awal pembelian, mereka membeli 100 produk, namun ketika diantar, hanya 50 produk yang sampai ke tangan mereka. Dalam situasi semacam ini, mereka hanya perlu menunjukkan purchase order yang sudah dibuat pertama kali.
Ingin tahu lebih lanjut tentang manfaat purchase order untuk kelangsungan bisnis Anda?
Mari kita simak lebih lanjut!
Apa itu purchase order?
Purchase Order atau PO adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli (buyer) dan penjual (supplier) sebagai detail pembelian barang atau inventaris bisnis. Tidak hanya sebagai dokumen, PO juga berperan sebagai kontrak kesepakatan antara kedua belah pihak. PO sendiri banyak digunakan di berbagai industri dan diperlukan untuk menjalankan sebuah bisnis.
Mengapa Purchase Order Penting untuk Bisnis?
Karena pembelian yang menggunakan PO biasanya cukup banyak apalagi untuk skala bisnis yang mulai berkembang, maka dengan adanya PO ini akan memberikan rasa keamanan tersendiri pada pembeli dari tindak penipuan dan sebagai acuan untuk perbandingan harga dan kesesuaian ketersediaan barang.
Dari sisi penjual, PO juga digunakan sebagai jaminan untuk proses pemenuhan pembayaran kepada pembeli yang mana sama halnya juga untuk mencegah tindak penipuan.
Sumber: rawpixel dari Unsplash
Penyelesaian kasus yang sering terjadi adalah pembeli dan penjual membandingkan invoice yang mereka terima masing-masing ketika suasana mulai memanas. Setiap kali timbul masalah terkait ketidaksesuaian kuantitas barang atau spesifikasi tertentu, mereka akan saling meminta menunjukkan invoice untuk membuktikan pihak mana yang sebenarnya bermasalah.
Ini menjadi salah satu cara yang ampuh mengingat di dalam invoice tersebut terdapat informasi terkait item yang dibeli beserta jumlah dan nominalnya dengan transparan. Sehingga, tanpanya, ketika terjadi masalah, invoice menjadi penentu untuk memecahkan masalah dengan cara yang paling sehat.
Cara Mudah Membuat Purchase Order
Nah, lalu muncul pertanyaan: bagaimana caranya saya membuat purchase order?
Jawabannya: banyak!
Dan terkadang, hal ini juga menjadi salah satu pekerjaan yang cukup menyita waktu apalagi jika Anda harus mengisi dan mengirimnya satu-satu. Beberapa metode yang cukup sering digunakan adalah dengan menggunakan bon berupa purchase order, yang membutuhkan kertas dan alat tulis. Ini tentu bisa menyita waktu Anda jika Anda harus menuliskan semua purchase order satu per satu.
Pelanggan yang sudah terlalu lama menunggu tentu akan dibuat kesal jika Anda mengalami kendala saat menuliskan purchase order Anda. Mengapa demikian?
Purchase order harus mencakup berbagai informasi penting yang mendetil tentang riwayat pembelian pelanggan Anda. Bayangkan jika pelanggan membeli barang dalam jumlah banyak. Anda tentu juga akan senewen jika harus meminta pelanggan menyebutkan barang yang sudah mereka beli satu per satu dan menuliskannya ke atas kertas.
Sumber: rawpixel dari Unsplash
Proses ini belum termasuk melakukan penghitungan secara manual yang juga membutuhkan waktu yang sama banyaknya. Jika Anda bukan penghitung yang ulung, maka Anda harus mengandalkan bantuan alat hitung otomatis seperti kalkulator.
Untuk menghitung di kalkulator, tentu Anda harus memencet angka-angka yang akurat sesuai dengan harga yang Anda pasang di toko. Jika terjadi kesalahan seperti salah pencet angka, Anda harus menghapusnya dan mengulang proses memasukkan angkanya lagi. Ini tentu akan mengacaukan konsentrasi Anda sebagai penjual, yang ingin menyelesaikan transaksi atau proses pembayaran dengan lebih cepat dan simpel.
Tetapi di Moka, semua ini bisa dilakukan dengan mudah menggunakan bulk import.
Fitur bulk import memungkinkan Anda sebagai penjual untuk:
- Mengunggah data purchase order dari pelanggan dari file Microsoft Excel yang berisi detil transaksi serta produk atau item yang sudah dibeli. Ini jelas saja memudahkan tidak hanya Anda namun juga pelanggan Anda untuk menghemat waktu saat proses pembayaran dilakukan.
- Semua data dan angka penjualan akan dihitung secara otomatis untuk dibuatkan total dan rinciannya untuk laporan penjualan yang jauh lebih transparan dibandingkan jika Anda melakukannya di atas kertas.
- Selain itu, Anda tidak perlu khawatir jika kehilangan catatan purchase order untuk hari tertentu. Jumlah purchase order yang cenderung banyak untuk beberapa pembelian dari pelanggan tentu kadang bisa memusingkan jika Anda harus mencarinya lagi untuk mengecek apakah benar barang yang dibeli dengan barang yang dicatat.
- Dengan fitur ini, semua data dan riwayat pembelian tersimpan dengan aman karena sistem komputasinya sudah berbasis Cloud. Dengan kata lain, Anda tidak perlu pusing lagi jika harus mencari purchase order sebulan yang lalu, setahun yang lalu, atau seberapa lama pun itu.
Menggunakan bulk import ini pun sangat mudah, yaitu dengan;
1. Login ke Back-office Moka dengan akun yang Anda miliki dan telah terdaftar.
2. Klik menu Inventory dan kemudian pilih Purchase Order (PO)
3. Di halaman Purchase Order, klik tombol Import/Export di pojok kanan atas dan pilih Import PO.
4. Pada kotak dialog yang muncul, klik link Download Our Template.
Setelah Anda mengunduh template PO, isi data-datanya sesuai dengan format yang ada di dalam excel. Anda bisa melihat contoh pengisiannya dibawah ini.
Bulk import di Moka saat ini bisa Anda gunakan untuk mengisi Purchase Order Item secara otomatis tanpa harus mengisinya satu-satu, nantinya bulk import ini juga bisa digunakan untuk mengisi Purchase Order Ingredient.
Jadi dengan MokaPOS, Anda kini tidak perlu mengisi Purchase Order barang satu-satu, cukup gunakan bulk import yang ada di Back-office.
Tunggu apa lagi? Segera gunakan fitur Purchase Order sekarang juga!
