Sebagai pemilik usaha, mungkin Anda pernah merasakan situasi bak buah simalakama, kan? Pesan stok barang terlalu banyak, ada risiko rugi dan ruang penyimpanan jadi berkurang banyak. Tapi, kalau pesan stok terlalu sedikit, justru Anda jadi kesulitan memenuhi permintaan pelanggan. Jadi, bagaimana cara menentukan titik tengah yang pas?
Solusinya adalah dengan menerapkan manajemen persediaan yang tepat. Seperti apa caranya? Yuk, kita pelajari selengkapnya dalam artikel ini, mulai dari manfaat sampai teknik dan strateginya!
Apa Itu Manajemen Persediaan?
Manajemen persediaan, atau inventory management, adalah proses pengelolaan stok barang di sebuah perusahaan. Stok tersebut bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, maupun barang jadi yang sudah siap dijual. Pada umumnya, proses pengelolaan stok melibatkan aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pemanfaatan barang.
Baca juga: Apa Itu Stok Barang Persediaan? Definisi, Jenis, dan Cara Mengelolanya
Dengan manajemen stok yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kekurangan maupun kelebihan stok. Hal ini akan mendukung efisiensi operasional dan, pada akhirnya, membantu meningkatkan keuntungan bisnis.
Mengapa Manajemen Persediaan Penting?
Manajemen stok barang merupakan aspek krusial dalam operasional perusahaan karena dapat mempengaruhi efisiensi, biaya, hingga kepuasan pelanggan. Berikut alasan lebih lengkapnya:
-
Mengurangi overstock dan stok kedaluwarsa
Pernahkah Anda menyimpan barang lebih banyak dari kebutuhan sebenarnya? Situasi tersebut dinamakan pula dengan overstock.
Anda mungkin melakukannya karena tidak ingin kehabisan stok saat memenuhi permintaan pelanggan. Masalahnya, langkah tersebut sering kali tidak disertai manajemen yang tepat, sehingga berujung pada kelebihan stok. Akibatnya, biaya penyimpanan seperti sewa gudang, listrik, dan keamanan pun meningkat.
Jika stok tersebut tak kunjung digunakan atau dijual, bukan tidak mungkin ada barang yang akan kedaluwarsa. Contohnya,i makanan, minuman, atau obat-obatan, yang bisa berisiko rusak jika terlalu lama disimpan.
Nah, dengan manajemen persediaan yang tepat, Anda bisa menggunakan data penjualan dan analisis tren untuk memperkirakan jumlah stok optimal. Tak hanya itu, risiko overstock juga dapat dihindari, sehingga membantu mencegah pemborosan. Anda pun bisa mengalokasikan dana untuk kebutuhan bisnis lain yang lebih mendesak.
-
Mencegah keterlambatan pengiriman
Sama seperti overstock, kekurangan stok juga dapat menjadi masalah tersendiri. Situasi ini bisa menyebabkan keterlambatan produksi atau pengiriman barang ke pelanggan. Bahkan, pada beberapa industri, seperti e-commerce atau manufaktur, keterlambatan dapat berdampak negatif pada reputasi hingga berujung kehilangan pelanggan.
Anda tentu tidak mau mengalami hal tersebut, kan? Di sinilah manajemen stok barang yang efektif bisa membantu Anda.
Manfaatkan teknologi seperti sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk memantau stok barang secara real-time. Sistem tersebut juga mampu mendukung proses automasi, lho. Hal ini dapat membantu Anda untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan selalu tersedia. Alhasil, rantai pasok perusahaan pun selalu berjalan lancar.
-
Mempermudah forecasting dan pemesanan ulang
Pernahkah Anda bertanya-tanya, “Bagaimana bisa jumlah stok barang tidak sesuai dengan permintaan pasar?”
Kondisi tersebut umum dialami oleh banyak perusahaan. Salah satu penyebab utamanya adalah kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan pasar. Penyebab lainnya adalah pemesanan ulang stok barang tanpa disertai data akurat, sehingga berujung pada pemborosan atau keterlambatan.
Kabar baiknya, masalah tersebut dapat dicegah dengan manajemen persediaan yang tepat. Dalam manajemen stok barang, Anda akan melakukan forecasting berbasis data untuk merencanakan kebutuhan berdasarkan tren penjualan, musim, atau perilaku pelanggan.
Di samping itu, manajemen stok yang modern kini juga telah dilengkapi sistem otomatis. Teknologi ini akan memberikan notifikasi saat ada stok barang Anda yang mendekati titik minimum. Dengan begitu, Anda pun bisa memesan ulang barang secara tepat waktu.
-
Mengantisipasi fluktuasi pasar
Dunia bisnis begitu dinamis. Berbagai perubahan sering terjadi dan menuntut Anda untuk terus menyesuaikan diri. Nah, kondisi yang sama bisa terjadi pada manajemen stok barang.
Misalnya, perubahan mendadak dalam permintaan pasar dapat mengganggu keseimbangan stok, seperti saat lonjakan musiman. Jika gagal memenuhi permintaan pasar, bukan tidak mungkin pelanggan akan beralih ke pesaing. Akibatnya, Anda pun kehilangan peluang bisnis dan pemasukan.
Namun, dengan manajemen stok barang yang efektif, kondisi tersebut dapat dihindari. Gunakan analisis data historis untuk mengantisipasi kenaikan atau penurunan permintaan pasar. Cara ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan stok secara fleksibel, sehingga dapat membantu perusahaan menghadapi perubahan dengan lebih cepat dan efisien.
-
Menurunkan risiko barang hilang atau rusak
Tanpa manajemen persediaan yang baik, Anda akan sulit melacak stok barang. Hal ini dapat meningkatkan risiko salah penempatan barang atau hilang, sehingga akan menyebabkan kerugian finansial.
Selain itu, risiko kerusakan fisik juga bisa meningkat karena sistem penyimpanan yang tidak memenuhi standar. Risiko ini biasanya lebih rentan terjadi pada barang-barang sensitif, seperti produk beku atau elektronik.
Hindari hal tersebut dengan menerapkan sistem pelacakan berbasis barcode, yakni Radio Frequency Identification (RFID). Sistem ini akan memudahkan Anda untuk melacak dan menemukan barang. Ditambah dengan prosedur penyimpanan yang diatur sebaik mungkin, Anda juga bisa mengurangi risiko kerusakan barang selama penyimpanan.
-
Menjaga kepuasan pelanggan
Bayangkan jika Anda kekurangan stok barang, padahal permintaan pasar sedang tinggi. Pelanggan yang tidak mendapatkan barang pun akan cenderung kecewa hingga beralih ke pesaing. Ketika Anda tidak mampu memenuhi permintaan secara konsisten, apalagi di tengah pasar yang kompetitif, brand image perusahaan pun dapat menurun.
Kabar baiknya, Anda bisa mencegah situasi tersebut dengan menerapkan manajemen stok barang yang efektif. Langkah ini dapat membantu Anda memastikan ketersediaan barang selalu siap tepat waktu. Dengan begitu, Anda pun bisa memenuhi permintaan pelanggan.
Di sisi lain, pelanggan akan merasa puas karena telah mendapat barang yang dibutuhkan. Kepuasan pelanggan tidak hanya meningkatkan loyalitas, tapi juga dapat menciptakan peluang pemasaran melalui rekomendasi atau ulasan positif.
Teknik Manajemen Persediaan
Untuk merasakan berbagai manfaat di atas, Anda perlu menerapkan manajemen stok barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tersedia beberapa teknik yang dapat Anda pertimbangkan, yaitu:
-
EOQ
EOQ merupakan singkatan dari Economic Order Quantity. Teknik satu ini fokus menentukan jumlah pesanan barang yang optimal sambil meminimalisir biaya pemesanan dan penyimpanan. Dengan begitu, Anda tidak akan overstock dan arus kas bisnis pun tetap lancar.
Teknik EOQ idealnya cocok untuk bisnis yang menerima permintaan stabil dari pasar atau ingin menekan biaya operasional terkait stok. Namun, apabila terjadi fluktuasi permintaan yang signifikan, teknik EOQ cenderung kurang fleksibel.
-
JIT
Pada teknik Just-in-Time (JIT), Anda hanya perlu memesan atau menyiapkan barang saat dibutuhkan. Jadi, pembelian atau produksi barang pun dilakukan berdasarkan permintaan aktual. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Anda harus sudah punya pemasak yang andal dan benar-benar bisa dipercaya untuk mengirim barang tepat waktu.
Di satu sisi, teknik JIT memungkinkan Anda untuk mengurangi stok barang menganggur dan biaya penyimpanan. Namun, di sisi lain, Anda jadi sangat bergantung pada pemasok sehingga lebih rentan mengalami gangguan pasokan.
Baca juga: Supplier Adalah: Cara Kerja dan Perbedaannya dengan Distributor
-
FIFO
Sesuai dengan namanya, teknik First In, First Out (FIFO) memastikan agar barang yang pertama masuk ke gudang akan digunakan atau dijual terlebih dulu. Tujuannya untuk mencegah kerusakan atau keusangan pada stok barang. Itulah kenapa FIFO cocok untuk manajemen persediaan pada barang dengan masa kedaluwarsa, seperti makanan dan obat-obatan.
Jadi, jika bisnis Anda bergerak di industri farmasi, makanan, atau minuman, teknik satu ini akan cocok untuk diterapkan. Teknik FIFO dapat membantu Anda menjaga kualitas barang, mengurangi risiko stok kedaluwarsa, dan menghindari kerugian akibat produk basi.
-
LIFO
Teknik satu ini berbanding terbalik dari FIFO. Pada teknik Last In, First Out (LIFO), barang yang terakhir masuk ke gudang akan digunakan atau dijual lebih awal. Biasanya, teknik ini diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang-barang tidak mudah rusak atau memiliki fluktuasi harga tinggi, seperti bahan mentah logam dan minyak.
Dalam kondisi inflasi, teknik LIFO dapat memberi keuntungan tersendiri. Sebab, barang terbaru yang lebih mahal bisa Anda jual lebih dulu. Namun, manajemen stok dengan teknik LIFO sering kali tidak mencerminkan alur fisik barang sebenarnya. Hal ini terkadang bisa menyulitkan pelacakan.
-
ABC Analysis
ABC Analysis membagi stok menjadi tiga kelompok berdasarkan tingkat kontribusi terhadap penjualan atau keuntungan, yaitu:
- Kategori A: barang bernilai tinggi tapi berjumlah sedikit;
- Kategori B: barang dengan nilai menengah dan berjumlah cukup banyak;
- Kategori C: barang bernilai rendah dan berjumlah besar.
Teknik ini dapat membantu Anda untuk fokus pada barang kategori A yang bernilai tinggi, sehingga Anda bisa lebih menghemat waktu dan biaya. Pada umumnya, teknik ABC Analysis diterapkan oleh perusahaan yang memiliki banyak jenis barang di gudang.
-
Safety Stock
Pada teknik safety stock, Anda akan menyimpan stok cadangan untuk menghadapi ketidakpastian dalam permintaan atau gangguan pasokan. Jadi, idealnya safety stock dihitung berdasarkan fluktuasi permintaan, waktu pengiriman barang, serta tingkat pelayanan yang diinginkan.
Apabila bisnis Anda cukup sering menghadapi lonjakan permintaan tidak terduga, safety stock dapat menjadi teknik yang tepat untuk manajemen persediaan. Teknik ini memungkinkan Anda untuk menjaga kelancaran operasional meski ada gangguan pasokan. Namun, Anda perlu menyiapkan anggaran khusus untuk biaya penyimpanan barang.
Tips Strategi Manajemen Persediaan
Setelah menentukan teknik untuk manajemen stok barang, Anda bisa menerapkan berbagai tips berikut untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitasnya:
-
Kategorikan stok untuk mempermudah
Kategorikan stok barang Anda berdasarkan jenis, nilai, atau kecepatan perputarannya. Cara satu ini biasanya umum diterapkan dalam teknik ABC Analysis seperti yang telah dijelaskan di atas.
Misalnya, Anda bisa mengelompokkan stok barang menjadi tiga kategori, yaitu kategori A untuk barang bernilai tinggi, kategori B untuk barang bernilai sedang, dan kategori C untuk barang bernilai rendah (barang pendukung).
Dengan adanya sistem kategori, Anda bisa lebih fokus pada pengelolaan barang yang berdampak paling besar terhadap keuntungan. Selain itu, cara ini juga dapat memudahkan Anda dalam membuat keputusan terkait prioritas pengisian stok.
-
Catat setiap detail stok secara lengkap
Selalu catat setiap detail stok secara lengkap. Hal ini mencakup jumlah barang, tanggal masuk, tanggal kedaluwarsa (jika ada), lokasi penyimpanan, dan kondisi barang. Supaya lebih mudah, gunakan sistem digital untuk mencatat dan memperbarui informasi stok secara otomatis. Tak kalah penting, lakukan audit rutin untuk memastikan data selalu sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Langkah ini dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam perhitungan stok. Selain itu, dengan adanya gambaran stok barang secara real-time, Anda pun bisa mengambil keputusan yang lebih strategis.
-
Tetapkan jadwal stock opname
Stock opname adalah aktivitas memeriksa dan mencocokkan data stok barang secara fisik dengan catatan yang tersedia. Jadwalkan stock opname secara rutin sesuai kebutuhan, misalnya bulanan atau tahunan. Bentuklah tim khusus untuk memastikan akurasi pemeriksaan.
Dengan menyertakan stock opname dalam manajemen persediaan, Anda dapat mendeteksi perbedaan antara stok fisik dan catatan. Hal ini dapat membantu Anda meminimalisir risiko barang hilang akibat salah hitung atau pencurian.
Baca juga: Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis?
-
Evaluasi kinerja pemasok secara rutin
Pemasok yang andal merupakan salah satu kunci kelancaran manajemen stok barang. Maka dari itu, evaluasi kinerja pemasok secara mereka untuk memastikan bahwa mereka selalu memenuhi standar kualitas dan waktu pengiriman.
Tetapkan indikator kinerja utama untuk mengukur performa mereka, misalnya seperti kualitas barang dan ketepatan waktu pengiriman. Lalu, jalinlah komunikasi terbuka untuk membahas masalah atau tantangan yang muncul. Dengan begini, proses rantai pasokan dapat berjalan efisien.
-
Buat SOP dan rincian anggaran yang matang
Susunlah Standard Operating Procedure (SOP) yang akan memberi panduan jelas untuk seluruh aspek manajemen stok. Panduan ini umumnya mencakup proses pembelian, penyimpanan, distribusi, hingga penghapusan stok barang.
Selain SOP, Anda juga perlu membuat anggaran yang matang untuk mengontrol pengeluaran dan mencegah pemborosan. Supaya efektif, tetapkan anggaran berdasarkan data keuangan historis dan tren permintaan.
-
Gunakan teknologi untuk pengawasan
Manfaatkan teknologi untuk mempermudah pelacakan stok secara real-time dan otomatis, contohnya dengan menggunakan sistem digital Manajemen Stok dari Moka. Dengan menggunakan Moka, Anda dapat mengatur dan memantau stok barang dalam satu dashboard terpusat secara real-time. Hal ini memudahkan Anda dalam mengelola ratusan hingga ribuan unit stok sekali pun.
Apalagi, sistem Manajemen Stok dari Moka juga dilengkapi dengan fitur fungsional yang memberi kendali atas bisnis Anda. Salah satunya adalah fitur Purchase Order, yang memudahkan Anda dalam merekam dan mengelola stok dari pemasok. Ada pula fitur Adjustment untuk meningkatkan efisiensi stock opname dan update jumlah stok.
Lalu, jika ada stok barang yang sudah menipis, sistem akan mengirimkan Stock Alert dalam bentuk notifikasi dan pengingat. Tak hanya itu, masih ada fitur Transfer yang akan memudahkan pengiriman stok dari gudang ke cabang maupun antara banyak cabang yang berbeda. Dengan sistem Manajemen Stok dari Moka, pengelolaan stok barang pun jadi lebih mudah, praktis, dan efisien!
Manajemen persediaan yang baik dapat membantu Anda mengurangi overstock, mencegah keterlambatan pengiriman, mengantisipasi fluktuasi pasar, hingga menjaga kepuasan pelanggan. Terapkan teknik manajemen stok yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan, lalu optimalkan dengan penggunaan teknologi seperti sistem Manajemen Stok dari Moka.
Sistem digital tersebut bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi Moka. Yuk, daftar Moka sekarang juga atau jadwalkan demo untuk merasakan sendiri manfaatnya bagi perusahaan Anda! Untuk informasi selengkapnya, kunjungi website Moka!
