Cara Membuat Jadwal Kerja Shift Karyawan Supaya Efektif – Tahun 2020 adalah tahun terberat dalam satu dekade terakhir. Ujian demi ujian datang silih berganti, mulai dari cuaca ekstrim hingga pandemi COVID-19. Mau tidak mau, dunia bisnis harus bisa beradaptasi dengan “normal yang baru” ini dengan melakukan berbagai langkah efisiensi.
Langkah efisiensi yang bisa diambil oleh perusahaan pun beragam. Ada yang memilih untuk merumahkan karyawan, ada yang melakukan pemutusan hubungan kerja, pengurangan upah dan/atau benefit karyawan, dan ada pula yang menerapkan jadwal kerja shift karyawan.
Penerapan jadwal kerja shift karyawan merupakan salah satu cara untuk menemukan titik tengah antara kebutuhan perusahaan dan karyawan. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai apa itu shift kerja, mengapa penerapannya bisa bermanfaat, dan tips membuat shift karyawan dengan efektif, simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Jadwal Kerja Shift Karyawan?
Suma’mur P.K dalam bukunya yang berjudul Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hiperkes) menjelaskan bahwa shift kerja merupakan pola waktu kerja yang diberikan pada tenaga kerja untuk mengerjakan sesuatu oleh perusahaan. Shift kerja biasanya dibagi ke dalam tiga waktu kerja yaitu pagi, sore, dan malam.
Untuk saat ini, terdapat dua jenis shift kerja yang umum dipraktikkan oleh perusahaan, yaitu shift kerja permanen dan shift kerja rotasi. Pada shift kerja permanen, masing-masing karyawan ditetapkan untuk bekerja hanya pada satu waktu kerja saja, baik itu pagi, sore, atau malam.
Baca juga: 13 Cara Agar Bisnis Tetap Bertahan Saat Wabah Corona
Misalnya, seorang buruh pabrik sejak awal ditetapkan untuk bekerja hanya pada shift pagi saja, maka ia tidak akan dipindahkan ke shift kerja lain tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu.
Di sisi lain, shift kerja rotasi memungkinkan karyawan secara bergantian mendapatkan waktu kerja yang berbeda-beda. Misalnya, seorang pegawai keamanan dijadwalkan kerja pada shift pagi untuk dua minggu pertama, kemudian dirotasi menjadi shift kerja malam pada dua minggu berikutnya.
Lama Waktu Kerja Shift
Hubungan antara pengusaha dan karyawan telah diatur dalam hukum positif Indonesia. Pengusaha dan karyawan harus sama-sama memahami ketentuan jam kerja sesuai dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pada Pasal 77 ayat 1 disebutkan bahwa setiap pengusaha diwajibkan menjalankan ketentuan waktu kerja.
Berdasarkan Pasal 77 ayat 1 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, waktu kerja seorang karyawan yaitu:
- 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
- 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Dari ketentuan ini, dapat dilihat bahwa waktu kerja maksimal seseorang pada shift kerjanya adalah delapan jam per hari atau 40 jam per minggu. Para karyawan pun tetap berhak mendapatkan waktu istirahat sekurang-kurangnya 30 menit setelah empat jam kerja, sebagaimana yang diatur pada Pasal 79 ayat 2 huruf a.
Baca juga: 7 Cara Mencegah Penyebaran Virus Corona, Pebisnis Wajib Tahu!
Manfaat Penerapan Jadwal Kerja Shift Karyawan
Jadwal shift kerja diterapkan untuk memastikan kegiatan operasional bisa tetap berjalan. Seperti yang sudah diketahui, beberapa usaha memang perlu untuk bekerja secara terus menerus guna menunjang kepentingan hidup orang banyak.
Contohnya, pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan, transportasi, telekomunikasi, penyediaan energi, pusat perbelanjaan, media massa, dan masih banyak lagi.
Baca juga: Perhatikan 4 Hal Ini Sebelum Menentukan Gaji Karyawan Anda
Maka dari itu, wajar jika bisnis yang bergerak di bidang tersebut masih tetap berjalan selama pandemi COVID-19 ini, tentunya dengan mengikuti aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Lebih lanjut, jika dilihat secara objektif, penerapan shift kerja juga mendatangkan beragam manfaat, yaitu:
1. Memastikan perusahaan tetap produktif
Di masa pandemi ini, perusahaan tetap butuh pemasukan untuk bisa membayarkan kewajiban-kewajibannya seperti utang, biaya sewa, hingga gaji karyawan. Di sisi lain, para karyawan pun memiliki rasa cemas untuk tetap beraktivitas di luar rumah.
Maka dari itu, jalan tengah untuk memastikan perusahaan tetap produktif sehingga tetap bisa menggaji karyawan, adalah dengan menerapkan sistem shift.
2. Bantu jaga kesehatan para karyawan
Beberapa perusahaan memang perlu untuk tetap beroperasi selama 24 jam. Namun, karyawan juga memiliki batasan kemampuan dalam bekerja secara efektif. Jika karyawan bekerja melebihi kemampuannya, maka faktor kelelahan bisa mengakibatkan kesalahan hingga kecelakaan kerja.
Baca juga: Apa Itu Business Plan dan Apa Manfaatnya Bagi Usaha Anda?
Maka dari itu, penerapan jadwal kerja shift karyawan mampu memberikan kesempatan karyawan untuk tetap memiliki waktu istirahat yang cukup, sekaligus memastikan perusahaan bisa terus beroperasi.
Jika dikaitkan dengan pandemi COVID-19, jadwal kerja shift karyawan akan membantu perusahaan dan karyawan untuk menerapkan pembatasan sosial.
Dengan membagi karyawan ke dalam beberapa kelompok dengan shift kerja yang berbeda, jumlah orang yang berkumpul dalam satu tempat akan berkurang cukup drastis. Tentunya dengan catatan perusahaan telah menempuh langkah pencegahan transmisi virus dengan optimal.
Misalnya, dengan rutin membersihkan sudut kantor dengan disinfektan, membagikan masker dan hand sanitizer kepada karyawan, mewajibkan karyawan untuk rajin cuci tangan selama minimal 20 detik, melakukan pengecekan suhu tubuh, dan lain sebagainya.
3. Menciptakan fleksibilitas
Dengan adanya shift kerja, karyawan bisa pilihan untuk bekerja di pagi, sore, atau malam hari. Dalam memilih shift kerja ini, karyawan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dan preferensinya masing-masing.
Para karyawan pun dimungkinkan untuk saling bertukar jadwal kerja shift jika ada kebutuhan mendesak. Tentunya sepanjang hal ini diperbolehkan oleh peraturan perusahaan.
Download E-book: Dampak Virus Corona terhadap Bisnis dan Cara Menyikapinya
Tips Membuat Jadwal Kerja Shift Karyawan
Bagi Anda yang belum pernah menerapkan jadwal kerja shift karyawan sebelumnya tidak perlu risau. Berikut ini beberapa tips membuat jadwal kerja shift karyawan yang bisa Anda terapkan.
1. Kenali bisnis dan karyawan Anda dengan baik
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah benar-benar memahami bisnis Anda dan bagaimana karyawan Anda dengan baik. Mengetahui bisnis sendiri artinya ketahui terlebih dahulu hari dan jam tersibuk pada bisnis Anda. Kemudian, ketahui pula siapa saja pegawai yang layak untuk dijadwalkan pada shift tertentu.
Dengan demikian, pembagian jadwal kerja shift karyawan akan terasa lebih seimbang bagi Anda selaku pengusaha dan para karyawan.
2. Buatlah waktu kerja sesuai perundang-undangan
Setelah mengetahui dengan betul kapan jam tersibuk dan siapa saja karyawan yang berkompeten, maka Anda perlu menetapkan waktu kerja dengan tetap mengikuti peraturan perundang-undangan. Itu artinya, maksimal waktu kerja adalah 8 jam di luar lembur.
Baca juga: 7 Tips Buat Karyawan Lebih Bahagia di Kantor
Kemudian, perhatikan dengan betul kapan waktu shift kerja dimulai dan kapan waktu shift kerja berakhir. Tuangkan dalam sebuah peraturan tertulis supaya semua pihak bisa sama-sama mengetahui.
3. Bagi karyawan ke dalam beberapa kelompok
Untuk memastikan setiap karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup, sebaiknya dibagi ke dalam beberapa kelompok. Bagi perusahaan yang harus beroperasi selama 24 jam tanpa henti, maka bisa membagi karyawan ke dalam tiga atau empat kelompok untuk tiga shift.
Sementara itu, jika Anda hanya memberlakukan dua shift saja, maka membagi karyawan ke dalam tiga atau dua kelompok saja sudah cukup.
Baca juga: Ini Pentingnya Membuat Kartu Nama Bisnis, Jangan Disepelekan!
Dalam penentuan jadwal antara kelompok ini, Anda bisa memilih antara memberlakukan jadwal shift kerja yang permanen atau rotasi sebagaimana yang sudah dikemukakan di sebelumnya.
Jika Anda butuh referensi untuk membuat jadwal kerja shift karyawan, mungkin template jadwal shift karyawan dari Moka bisa jadi sumber rujukan. Template yang dibuat oleh Moka ini cukup sederhana dan detail karena membuat break down jadwal per satu jam kerja. Template jadwal kerja shift karyawan bisa Anda unduh gratis dengan mengisi form di bawah ini.
Dengan fitur ini, Anda selaku pemilik dan Admin aplikasi kasir Moka dapat menentukan peranan serta batas akses masing-masing karyawan ketika menggunakan aplikasi kasir Moka.
Prosesnya pun sangat mudah dan sederhana, sehingga Anda dapat dengan mudah menetapkan batas akses masing-masing pegawai. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa cek tutorial fitur Moka Employee Management dengan klik di sini.
4. Komunikasikan dengan karyawan soal jadwal kerja
Bagaimanapun juga, hubungan kerja antara pengusaha dan karyawan adalah hubungan dua arah, sehingga komunikasi menjadi salah satu kunci efektivitas jadwal shift kerja.
Jika para karyawan tidak mendapatkan penjelasan apa pun tentang jadwal shift yang ditetapkan, maka tidak menutup kemungkinan mereka akan mempertanyakan keputusan perusahaan.
Baca juga: Pengertian Marketing Plan untuk Bisnis dan Cara Membuatnya
Oleh karena itu, Anda perlu memberikan penjelasan kepada para karyawan dengan berimbang. Artinya, ada perspektif dari karyawan yang turut Anda pertimbangkan. Misalnya, dengan menjelaskan bahwa perusahaan harus tetap beroperasi untuk memastikan cash flow tetap sehat.
Tentunya ini harus dibarengi dengan langkah nyata perusahaan untuk memberikan rasa aman kepada karyawan yang bekerja selama pandemi ini.
5. Gunakan aplikasi untuk membuat jadwal
Guna membantu Anda membuat jadwal kerja shift karyawan dengan lebih mudah, bisa menggunakan berbagai aplikasi. Dari yang berbayar hingga yang gratis pun bisa ditemukan dengan mudah.
Contoh aplikasi yang bisa Anda gunakan adalah actiPLANS, ShiftNote, Shiftboard, Asana, Google Calendar, dan masih banyak lagi. Aplikasi-aplikasi ini dapat digunakan di perangkat komputer atau pun smartphone, sehingga semua pihak bisa mengaksesnya dengan mudah.
Baca juga: 9 Cara Dongkrak Penjualan Bisnis Online di Bulan Ramadan
Itu dia hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang jadwal kerja shift karyawan. Di tengah pandemi COVID-19 saat ini, langkah efisiensi memang tak terelakkan.
Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah menentukan langkah efisiensi apa yang terbaik untuk bisnis Anda. Jika penerapan jadwal shift dirasa jadi win-win solution bagi Anda dan karyawan, semoga artikel ini bisa menjadi referensi yang berguna bagi Anda. Tetap semangat, pengusaha Indonesia!
