“Duh, aku butuh informasi lebih lanjut tentang produk dan layanan yang oke untuk bisnisku… tapi riset sendiri di internet kurang cukup!”
Jika Anda pernah berpikir demikian, Anda tidak sendirian. Justru, di sinilah inquiry letter bisa membantu Anda. Sebab, ini merupakan cara yang cepat dan efisien untuk membuka komunikasi dengan pihak lain. Bagaimana bisa? Yuk, kita kenali seluk-beluknya di sini, lengkap dengan cara menulisnya yang tepat!
Apa Itu Inquiry Letter?
Inquiry letter adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi terkait produk, layanan, atau hal lain yang relevan dalam konteks bisnis. Umumnya, calon pelanggan atau mitra kerja sering mengirimkan surat ini kepada perusahaan.
Fungsi Inquiry Letter
Inquiry letter memiliki berbagai fungsi penting yang dapat membantu Anda dalam aktivitas bisnis. Berikut adalah beberapa contoh utamanya:
1. Konfirmasi jumlah permintaan produk
Apabila Anda ingin memesan barang dalam jumlah besar, surat ini dapat membantu Anda mendapatkan konfirmasi dari pemasok tentang ketersediaan stok. Dengan begitu, Anda bisa menghindari kekurangan barang yang berpotensi mengganggu bisnis Anda.
2. Meminta spesifikasi lengkap produk
Fungsi lainnya dari inquiry letter adalah untuk meminta informasi teknis atau spesifikasi rinci terkait produk. Sebagai contoh, anggaplah Anda ingin membeli mesin untuk produksi. Untuk mengetahui apakah mesin tersebut memang sesuai dengan kebutuhan, Anda bisa meminta detail seperti ukuran, kapasitas, fitur, atau bahan yang digunakan.
3. Menjalin hubungan kerja sama
Melalui inquiry letter, Anda bisa menyampaikan ketertarikan terhadap produk atau layanan tertentu dan meminta informasi lebih lanjut. Nah, ini menunjukkan keseriusan Anda dalam menjalin kerja sama dengan pihak yang bersangkutan.
Dengan demikian, tidak menutup kemungkinan Anda dan pihak lain sering berkomunikasi dalam jangka panjang, terutama untuk keperluan penyediaan produk demi program atau acara masing-masing.
4. Klarifikasi syarat dan ketentuan
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu memahami syarat dan ketentuan sebelum menyetujui transaksi. Dengan inquiry letter, Anda bisa meminta penjelasan lebih lanjut mengenai hal-hal seperti metode pembayaran, kebijakan pengembalian, atau jaminan produk. Jadi, pada akhirnya, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat.
5. Evaluasi pemasok
Pernahkah Anda bingung harus memilih supplier mana untuk menjalin hubungan kerja sama? Tenang, inquiry letter bisa membantu Anda mengevaluasi kualitas serta performa pemasok sebelum memutuskan untuk bekerja sama. Sebab, dari sinilah Anda dapat memperoleh informasi tentang harga, waktu pengiriman, dan layanan purna jual untuk bahan perbandingan.
Cara Membuat Inquiry Letter
Karena bersifat formal, tentu Anda perlu menulis surat ini dengan bahasa baku dan terstruktur agar pesan tersampaikan dengan baik. Berikut adalah cara membuat inquiry letter dengan tepat:
- Cantumkan kop surat, tanggal, alamat penerima, dan salam pembuka yang sesuai.
- Buka dengan perkenalan singkat untuk menjelaskan siapa Anda dan tujuan Anda menulis surat tersebut.
- Jelaskan apa saja informasi yang ingin Anda ketahui, seperti spesifikasi produk, harga, atau ketentuan pengiriman.
- Tutup surat Anda dengan harapan atau permintaan agar pihak penerima segera merespons.
Untuk mempermudah Anda bisa menggunakan contoh template inquiry letter yang sesuai langkah-langkah tersebut:
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Anda]
[Tanggal]
Kepada Yth,
[Nama Penerima/Perusahaan Tujuan]
[Alamat Perusahaan Tujuan]
Dengan hormat,
Kami adalah [nama perusahaan Anda], sebuah perusahaan yang bergerak di bidang [industri Anda]. Saat ini, kami sedang mencari produk [jenis produk] dan tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang penawaran dari perusahaan Anda.
Kami ingin mengetahui spesifikasi lengkap dari produk [nama produk], termasuk bahan, ukuran, dan harga. Kami juga ingin memastikan ketersediaan stok untuk pemesanan sebanyak [jumlah].
Kami sangat menghargai jika Anda dapat memberikan informasi ini dalam [jangka waktu tertentu], agar kami dapat segera melanjutkan proses evaluasi.
Kami berharap dapat menerima tanggapan Anda segera. Jika diperlukan, kami bersedia untuk berdiskusi lebih lanjut melalui telepon atau pertemuan daring. Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Setelah mendapatkan balasan dari inquiry letter, jangan lupa untuk memastikan apakah harga yang ditawarkan pihak lain sudah sesuai dengan pemasukan usaha Anda selama ini. Supaya lebih praktis, gunakan saja Point of Sale dari Moka! Sebab, Anda bisa mengakses laporan penjualan dan transaksi harian untuk semua informasi yang dibutuhkan dengan mudah dalam satu platform terpadu. Jadi, Anda tidak perlu melacak secara manual lagi. Ingin mencobanya? Yuk, daftarkan bisnis Anda untuk demo gratis bersama kami di sini!
