Faktur adalah: Pengertian, Komponen, Fungsi, Jenis, Contoh – Faktur adalah surat yang sering Anda jumpai ketika mulai merintis usaha. Keberadaan surat ini terbilang cukup signifikan dalam dunia usaha karena perannya yang besar.
Mau tahu lebih detail soal faktur. Kemudian komponen apa saja yang ada di dalamnya, sekaligus contoh faktur seperti apa? Berikut ini ulasan lengkapnya!
Pengertian Faktur Adalah
Faktur adalah surat atau dokumen komersial yang menerangkan bahwa telah telah terjadi transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dalam dunia barat, faktur juga dikenal dengan istilah invoice. Sedangkan di Indonesia, faktur lebih dikenal sebagai kwitansi atau tagihan.
Faktur biasanya berupa dokumen fisik atau hard copy. Bentuk faktur seperti ini masih digunakan dalam dunia usaha karena telah menjadi kebiasaan. Dokumen fisik yang berisi tanda tangan antara dianggap memiliki bobot bukti yang lebih meyakinkan daripada faktur digital. Namun, di tengah pesatnya perkembangan teknologi dan gaya hidup serba online di tanah air, faktur digital kini sudah banyak digunakan.
Jika Anda bertransaksi di sebuah marketplace atau toko online dan sudah melakukan pembayaran, maka Anda akan mendapatkan invoice. Biasanya invoice ini dikirimkan langsung ke alamat email yang sudah Anda daftarkan sebelumnya. Invoice ini bisa Anda gunakan sebagai bukti bahwa Anda telah membayar sesuai dengan harga yang tertera, sehingga penjual harus segera memproses pesanan Anda.
Baca juga: Faktur Pembelian adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh
Komponen Faktur Adalah
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, faktur tidak memiliki format yang baku. Namun, ada beberapa keterangan yang wajib ada dalam sebuah faktur. Keterangan-keterangan wajib ini merupakan komponen-komponen faktur. Berikut ini beberapa komponen faktur yang harus Anda ketahui.
1. Nomor faktur
Faktur adalah dokumen resmi dalam sebuah transaksi jual beli. Artinya, faktur memiliki bobot pembuktian yang cukup signifikan. Untuk itu, faktur harus diinventarisasi dengan baik. Agar proses penginventarisasian dan pengarsipan jadi lebih baik, maka faktur harus diberikan nomor.
Tidak ada format baku dalam hal penomoran faktur. Jadi, Anda bisa memberikan nomor faktur berdasarkan kebijakan perusahaan Anda sendiri.
Nomor faktur selalu terletak di bagian atas lembar faktur. Mengenai lokasi penempatannya bisa disesuaikan lebih lanjut. Hanya saja, pastikan nomor faktur dapat terlihat dengan jelas.
2. Identitas penjual dan pembeli
Faktur adalah dokumen yang menjelaskan transaksi antara penjual dan pembeli. Untuk itu, identitas penjual dan pembeli harus dicantumkan dengan jelas. Khusus bagi penjual, ada baiknya faktur mencakup hal-hal berikut ini:
- Nama perusahaan
- Logo perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor kontak perusahaan
Selain itu, identitas pembeli juga harus dicantumkan dengan jelas. Berikut ini identitas pembeli yang biasanya pada sebuah faktur:
- Nama pembeli
- Nomor kontak
- Alamat pembeli (jika dibutuhkan)
Komponen identitas pada faktur ini sifatnya fleksibel. Komponen apa saja yang harus tertera pada sebuah faktur ini bisa Anda tentukan berdasarkan besarnya nilai transaksi. Jika nilai transaksinya masih relatif kecil, maka komponen di atas sudah sangat cukup. Jadi, bagi Anda pemilik bisnis kecil dan menengah, bisa menggunakan komponen identitas di atas.
3. Detail pesanan
Dalam faktur harus diterangkan jelas mengenai detail pesanan dari pembeli. Apa nama produk yang dipesan, tipe produk yang dipesan, warna produk, dan jumlah produk yang dipesan. Detail pesanan ini wajib ada dalam sebuah faktur agar pembeli bisa melihat bahwa apa yang mereka beli memang sudah benar-benar sesuai dengan pilihannya.
Selain itu, detail pesanan ini juga bisa menjadi bukti bahwa Anda sudah produk yang sesuai dengan pesanan pembeli. Jadi, pembeli tidak bisa asal menuduh bahwa Anda tidak memberikan barang sesuai pesanan.
4. Nominal harga yang harus dibayar pembeli
Setelah detail pesanan tercantum jelas, baik jenis dan kuantitas, maka pada kolom di bawahnya sertakan pula nominal harga yang harus dibayar pembeli. Nominal ini sebaiknya sudah berupa harga total yang sudah ditambahkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Faktur hasil transaksi online biasanya juga ditambahkan dengan cara atau petunjuk pembayaran. Misalnya Anda hanya menerima pembayaran dengan transfer ke rekening. Maka di kolom catatan atau di bagian bawah faktur harus dituliskan bahwa pembayaran dapat dilakukan secara transfer ke nomor rekening yang tertera. Bahkan, Anda juga bisa menambahkan ketentuan bahwa pembayaran yang melewati waktu tertentu akan dijatuhi denda.
5. Tanggal dan tanda tangan faktur
Komponen ini diutamakan untuk faktur hasil penjualan offline di mana kedua atau salah satu pihak bisa membubuhkan tanda tangan asli di atas faktur. Umumnya faktur yang membutuhkan tanda tangan seperti ini adalah faktur dengan nilai transaksi yang cukup besar, contohnya seperti penjualan mobil.
Pembubuhan tanda tangan pada faktur adalah bukti kuat yang menyatakan bahwa kedua belah pihak telah melaksanakan transaksi atas dasar kesepakatan. Pemberian tanggal faktur juga penting karena menerangkan waktu terjadinya transaksi kedua belah pihak.
Jika di kemudian hari terjadi kesalahpahaman antara penjual dan pembeli, maka tanggal penandatanganan faktur ini bisa menjadi acuan tentang kapan hak dan kewajiban dari kedua belah pihak terlahir.
Baca juga: Faktur Penjualan adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh
Fungsi Faktur Adalah
Meskipun hanya selembar kertas saja, faktur ternyata memiliki kegunaan yang sangat penting. Faktur ini bisa menjadi penerang atas suatu transaksi dan bisa juga menjadi alat bukti di persidangan kelak. Untuk lebih lengkapnya, berikut ini fungsi faktur yang membuatnya begitu krusial.
1. Faktur berfungsi sebagai bukti fisik pembelian
Faktur mengandung detail produk yang dipesan oleh pembeli. Dengan adanya faktur ini, pembeli jadi memiliki bukti informasi bahwa ia memesan produk dengan kualitas dan kuantitas tertentu. Jika penjual tidak bisa memberikan yang sesuai, maka pembeli berhak untuk meminta pengembalian.
2. Faktur berfungsi sebagai informasi tagihan
Faktur atau invoice bisa digunakan sebagai dasar penagihan kepada pembeli. Anda sebagai penjual perlu menyusun invoice dengan jelas, serta tanggal akhir pembayaran. Jika pembeli mengaku tidak tahu apa yang mereka pesan dan berapa harga yang harus dibayarkan, Anda bisa menggunakan faktur sebagai acuan.
3. Faktur memiliki fungsi dalam pencatatan akuntansi
Dalam akuntansi, pencatatan penjualan adalah segalanya. Namun, sekadar mencatat nominal transaksi tanpa disertai oleh bukti pendukung bukanlah langkah yang bisa dipertanggungjawabkan. Maka itu, setiap pencatatan penjualan dalam pembukuan harus disertai dengan faktur.
4. Faktur memiliki fungsi kendali
Sebagai bukti transaksi yang sah, faktur bisa menjadi sumber verifikasi suatu pembelian. Jika sudah disertai faktur, barulah pencairan dana untuk pembelian bisa dilakukan. Ini adalah fungsi faktur yang lebih menitikberatkan pada sisi pembeli.
Jenis-Jenis Faktur
Setidaknya ada tiga jenis faktur komersial yang bisa Anda gunakan mulai dari sekarang. Ketiga jenis faktur tersebut antara lain:
1. Faktur umum
Faktur umum adalah faktur biasa yang sering digunakan dalam transaksi jual-beli sehari-hari. Bisa dibilang inilah faktur yang paling sederhana.
2. Faktur konsuler
Faktur konsuler adalah faktur yang digunakan untuk transaksi luar negeri. Artinya, untuk kegiatan jual beli yang berkaitan dengan impor dan ekspor, faktur konsuler akan digunakan.
Faktur konsuler ini diperlukan oleh beberapa negara untuk memungut bea dan pajak. Jadi, jika Anda sudah memiliki faktur konsuler, maka proses pengiriman dan penerimaan barang akan jadi lebih lancar.
3. Faktur proforma
Faktur proforma adalah faktur sementara yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Faktur sementara ini diberikan sampai penyerahan barang dilakukan secara seluruhnya oleh penjual ke pembeli.
Dengan faktur ini, pembeli bisa memperkirakan berapa banyak barang yang akan ia terima dan berapa harga yang harus ia bayarkan.
Baca juga: Serba-Serbi Invoice yang Harus Diketahui Pebisnis
Bentuk Faktur Adalah
Faktur memiliki dua bentuk, yaitu faktur komersial dan faktur pajak. Keduanya memiliki perbedaan dari segi pengertian dan fungsi.
Faktur komersial adalah faktur yang digunakan pada kegiatan jual-beli, seperti faktur umum, konsuler, dan proforma yang sudah dijelaskan sebelumnya. Sedangkan, faktur pajak adalah faktur adalah bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) terhadap Barang Kena Pajak/Jasa Kena Pajak yang dijual oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Contoh faktur dalam usaha adalah seperti ini
Saat ini memang tidak ada bentuk baku dari sebuah faktur, sehingga bagaimana format faktur itu bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika Anda masih belum memiliki format khusus untuk bentuk faktur, maka berikut ini beberapa contoh faktor dalam usaha:
Faktur 1
FAKTUR
Nomor: 00041/KY/2021
PT Surya Gemilang Abadi
Jalan Tasumu Kav. 22, Sleman, DIY Yogyakarta
0274 – 78787878
Kepada:
Heri Tapiheru
Jalan Mentari No. 22C, Depok, Jawa Barat
021 – 987654312
Pintu Pahat Kayu Jati 2 buah Rp5.000.000 x 2 Rp10.000.000
Jendela ukir 4 buah Rp1.000.000 x 4 Rp4.000.000
Total gross Rp14.000.000
Ongkos Kirim Rp3.000.000
Rp17.000.000
PPN 10% Rp1.700.0000
Total Harga Rp18.700.000
Faktur 2
Sleman, 22 Desember 2021
Pembayaran dilakukan secara transfer ke rekening:
Bank Bersama
No. Rekening:
12345678998
A.n PT Surya Gemilang Abadi
Pembayaran jatuh tempo pada tanggal 30 Desember 2021
(Logo perusahaan)
CV Senja Gumilang CV Pijar Sejahtera
Jalan Reog No.22, DKI Jakarta Gedung Townsy Lt. 6, DKI Jakarta
021 – 77777777 021 – 8989898
Faktur 3
No. Faktur: 728/PRT/2021
Barang Jumlah Harga Harga Total
Downlight 13W 100 30.000 3.000.000
Harga sebelum pajak: Rp3.0000.000
PPN 10% Rp300.000
Total Harga Rp3.300.000
Pelunasan paling lambat pada 17 Januari 2022
Metode Pembayaran:
Transfer ke rekening
8127191293 – Bank Maju Bersama
A.n Heri Priyana
Itu dia pengertian, komponen, jenis, dan contoh faktur. Ingat, faktur adalah bukti fisik penting yang harus dimiliki oleh setiap penjual dan pembeli. Dengan memiliki faktur, maka transaksi yang Anda lakukan sudah terdokumentasi dengan baik. Namun, di era digital seperti ini, keberadaan faktur digital akan kian diperlukan. Inilah mengapa Anda sebaiknya menggunakan aplikasi kasir Moka POS.
Sebab, aplikasi kasir Moka POS bisa membantu Anda memproses invoice atau faktur dengan baik. Dengan inventarisasi faktur secara digital di cloud, maka Anda tidak perlu takut kehilangan dokumen sepenting faktur. Jadi, pastikan bisnis Anda sudah menggunakan Moka POS ya!
