Apa Itu Daftar Inventaris dan Mengapa Pebisnis Perlu Memilikinya? – Daftar inventaris adalah elemen penting bagi setiap bisnis, khususnya bisnis yang menjual produk berupa barang.
Itu artinya, bisnis seperti retail, food and beverage, online shop, dan lain sebagainya wajib memiliki daftar inventaris. Meski terkesan sepele, daftar ini justru berperan besar dalam mencegah sebuah bisnis mengalami kerugian.
Proses pembuatannya yang terkadang cukup membutuhkan ketelitian menjadi salah satu alasan kenapa daftar inventaris bukanlah hal yang sederhana.
Baca juga: Pengertian Marketing Plan untuk Bisnis dan Cara Membuatnya
Prosesnya pun relatif cukup lama, sehingga Anda butuh mengalokasikan waktu khusus untuk memastikan semua barang telah tercatat dengan sempurna. Oleh karena itu, untuk membantu Anda mengelola aset, barag, serta bahan baku yang dimiliki secara efektif dan komprehensif, berikut ini beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang daftar inventaris.
Apa Itu Daftar Inventaris?
Daftar inventaris adalah daftar lengkap barang-barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Daftar ini berguna untuk mengetahui berapa banyak barang yang masih tersimpan, berapa banyak yang sudah terjual, dan berapa banyak yang baru diterima.
Barang-barang yang masuk dalam daftar inventaris bisa berupa barang siap jual, bahan-bahan mentah yang dibutuhkan untuk membuat produk jadi, dan juga aset yang mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Baca juga: Pentingnya Mengelola Inventaris Bagi Bisnis UKM
Jadi, dapat disimpulkan bahwa daftar inventaris adalah catatan barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, baik untuk dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, atau digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.
5 Manfaat Memiliki Daftar Inventaris
Dilihat dari sifatnya, daftar inventaris adalah data yang berharga bagi sebuah perusahaan. Data ini penting untuk mengetahui lebih jelas tentang performa penjualan dan juga bagaimana efektivitas serta efisiensi dari kegiatan operasional perusahaan. Setidaknya ada 5 manfaat yang bisa Anda rasakan, yakni
1. Ciptakan transparansi dan akuntabilitas
Daftar inventaris dapat bantu ciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya daftar ini, Anda sebagai pemilik dapat lebih mudah mengawasi dan mengendalikan aset dan bahan baku produksi yang dimiliki oleh perusahaan Anda.
2. Menghemat anggaran
Manfaat kedua ialah aftar inventaris dapat membantu perusahaan menghemat anggaran. Dengan pencatatan yang baik dan selalu up-to-date, Anda dapat mengetahui dengan betul barang-barang apa saja yang masih ada, sehingga bisa memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk belanja aset atau bahan baku lagi.
Baca juga: Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis?
Tanpa adanya daftar inventaris yang baik, maka besar kemungkinan Anda justru membeli barang-barang yang belum dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga terjadi pemborosan keuangan.
3. Mengambil keputusan yang tepat
Selanjutnya, daftar inventaris dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih tepat. Sebagai contoh, Anda adalah seorang pemilik bisnis di bidang food and beverage. Itu artinya Anda akan berurusan dengan bahan-bahan mentah yang memiliki masa kadaluarsa yang berbeda-beda.
Jika perusahaan Anda tidak memiliki daftar inventaris yang baik dan detail, maka Anda akan kesulitan menentukan bahan baku mana yang sudah perlu restock.
4. Membuat aset lebih aman
Manfaat selanjutnya yang akan Anda dapat ialah mampu engamankan barang atau aset yang dimiliki oleh perusahaan. Daftar inventaris yang lengkap bisa mengetahui apa saja barang atau aset yang dimiliki beserta jumlah dan kondisinya.
Dengan data yang lengkap, mencegah aset atau barang yang hilang jadi lebih mudah dilakukan.
5. Dasar penghitungan kekayaan perusahaan
Terakhir, daftar inventaris dapat dijadikan dasar penghitungan kekayaan perusahaan. Segala aset yang dimiliki oleh perusahaan, baik yang bergerak atau pun yang tidak bergerak, merupakan kekayaan perusahan.
Jika Anda memiliki daftar inventaris yang mencatat segala aset ini, maka jumlah kekayaan perusahaan dapat diketahui dengan lebih jelas.
Cara Membuat Daftar Inventaris yang Benar
Pencatatan ini dapat dilakukan secara manual atau pun digital. Jika dilakukan secara manual, maka data-data tersebut dikumpulkan dalam satu buku untuk memastikan tidak adanya kerancuan data.
Namun, daftar inventaris bisa menjadi sangat kompleks seiring dengan perkembangan suatu bisnis, maka tidak heran jika pencatatan secara digital kini lebih disukai oleh para pebisnis.
Baca juga: Ini Pentingnya Membuat Kartu Nama Bisnis, Jangan Disepelekan!
Membuat daftar inventaris sejatinya tidak terlalu sulit. Anda hanya butuh beberapa hal saja untuk bisa membuat daftar yang mudah dipahami oleh semua orang. Berikut ini cara membuat daftar inventaris yang baik dan benar.
1. Buatlah dalam format tabel
Untuk memudahkan, daftar inventaris sebaiknya dibuat dalam bentuk tabel. Jika Anda ingin menggunakan buku, maka gunakanlah buku folio karena ukurannya yang besar dapat memudahkan Anda membuat cukup banyak tabel.
Namun, untuk lebih sederhananya, Anda bisa menggunakan program Microsoft Excel, Google Sheet, LibreOffice Calc, atau sejenisnya saja. Sebab, memasukkan dan menghapus data menggunakan program komputer jauh lebih mudah daripada menggunakan buku tulis.
2. Cantumkan informasi sesuai kebutuhan bisnis
Masing-masing bisnis membutuhkan informasi yang berbeda dalam daftar inventarisnya. Informasi ini mencakup nama barang, jumlah barang, kategori barang, harga barang, status, dan masih banyak lagi. Untuk menentukan informasi apa yang harus tersaji, sesuaikan dengan bisnis yang Anda geluti.
Baca juga: Apa Itu Business Plan dan Apa Manfaatnya Bagi Usaha Anda?
Misalnya, Anda adalah pengusaha toko kelontong. Maka, informasi yang harus tersedia di dalam daftar inventaris Anda adalah kode produk, nama produk, jenis produk, tanggal barang diterima, harga produk, jumlah minimum untuk reoder, lama waktu reorder, jumlah reorder, total biaya, dan juga status.
Jika Anda butuh bantuan untuk membuat daftar inventaris yang baik, mungkin template berikut ini bisa menjadi rujukan Anda. Silakan unduh gratis dengan mengisi data diri di bawah.
4. Siapkan waktu khusus untuk pencatatan inventaris
Pembuatan daftar inventaris tidak bisa disepelekan, sehingga butuh perhatian khusus dan waktu khusus. Anda bisa melakukannya sendiri, atau menugaskan pegawai khusus untuk melakukan mendata inventaris yang dimiliki.
Pastikan pegawai yang Anda pilih adalah pegawai yang berintegritas, jujur, teliti, dan tekun. Sebab, penghitungan inventaris rawan dengan tidak ketidakjujuran yang berakibat pada kerugian perusahaan.
5. Gunakan aplikasi untuk menyederhanakan proses
Saat ini, Anda bukan hanya bisa menggunakan program seperti Microsoft Excel, Google Sheet, atau LibreOffice Calc saja. Kini sudah ada berbagai macam aplikasi yang langsung menyimpan, mengkalkulasikan, sekaligus menyajikan data dari laporan inventaris usaha Anda. Salah satunya adalah aplikasi kasir dari Moka.
Baca juga: Laporan Inventaris Bahan Baku Lebih Akurat dengan Fitur Ingredient Inventory!
Aplikasi kasir Moka dibekali fitur Management Inventory yang mampu membantu Anda mengelola inventaris usaha hanya dalam tiga langkah saja. Sebagai contoh, Anda memiliki bisnis berupa kedai burger. Maka, berikut ini langkah manajemen inventaris yang bisa dilakukan bersama aplikasi kasir Moka:
a. Buat list bahan baku dan masukan stok awal
Setiap menu tentunya membutuhkan bahan baku. Pencatatan bahan baku jadi lebih mudah dengan menggunakan Moka karena Moka bisa mencatatnya dengan detail.
Mulai dari kategori, jumlah stok tersedia, kuantitas bahan baku dalam hitungan gram, serta status ketersediaan stok. Sebagai langkah pertama, Anda bisa memasukkan stok awal bahan baku ke dalam aplikasi kasir Moka terlebih dahulu.
b. Membuat resep
Setelah mencatatkan bahan baku dan stok awal, langkah selanjutnya adalah membuat Resep. Resep ini adalah takaran bahan baku yang digunakan untuk setiap menu yang Anda jual.
Misalnya, untuk membuat satu buah burger Anda membutuhkan 2 roti, 100 gram daging sapi, 2 gram selada, 3 gram bawang bombay, 1 slice keju, dan lain sebagainya. Sistem aplikasi kasir Moka akan langsung mengurangi jumlah stok awal produk berdasarkan jumlah bahan baku yang digunakan. Jadi, Anda tidak perlu lagi untuk menghitung secara manual setiap harinya.
c. Mengelola inventaris bahan baku
Sistem aplikasi kasir Moka juga akan memberikan informasi detail mengenai berapa jumlah stok yang masih tersedia di kedai Anda.
Berkat adanya fitur ini, Anda bisa mengetahui dengan betul kapan harus restock bahan baku. Dengan demikian, tidak ada lagi penumpukan atau kekurangan bahan baku, sehingga kegiatan operasional kedai jadi lebih lancar.
Baca juga: 5 Manfaat Aplikasi Gudang untuk Manajemen Inventaris Bisnis Anda
Selain fitur inventory management, Moka masih punya beragam fitur lainnya seperti laporan penjualan, manajemen promo, loyalty program, manajemen pesanan, manajemen pegawai, dan masih banyak lagi.
Fitur-fitur ini tentunya akan memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis. Jadi, ayo percayakan Moka untuk bisnis Anda! Mau coba gratis Moka selama 14 hari?
