Mengapa Customer Database Penting untuk Loyalty Program Usaha Anda? – Salah satu cara untuk meningkatkan kesetiaan pelanggan adalah dengan menyusun loyalty program. Namun, pembuatan loyalty program membutuhkan informasi lebih dalam mengenai pelanggan Anda melalui customer database.
Apa Itu Customer Database?
Customer Database adalah kumpulan data pelanggan yang pernah bertransaksi dengan bisnis Anda. Data-data tersebut biasanya seputar nama pelanggan, alamat, dan daftar transaksi sebelumnya, lengkap dengan data demografis (usia, jenis kelamin), psikografis (minat dan perilaku konsumen), dan geografis (lokasi domisili pelanggan).
Jika data-data di atas dimanfaatkan dengan maksimal akan memberikan keuntungan yang maksimal juga bagi bisnis Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut manfaat serta alasan mengapa customer database itu penting, yuk, simak bahasan berikutnya!
Baca juga: 6 Strategi Bisnis di Era New Normal demi Penjualan Maksimal
Manfaat dan Pentingnya Customer Database Bagi Usaha Anda
Saat baru mulai bisnis, seringkali kita belum begitu paham perilaku konsumen serta target pasar mana yang paling cocok untuk produk usaha kita.
Hal ini dapat Anda atasi dengan memanfaatkan customer database yang Anda miliki. Informasi yang Anda dapat dari customer database bisa menjadi senjata ampuh untuk mengembangkan bisnis Anda. Yuk, simak poin-poin berikut untuk mengetahui manfaat customer database untuk bisnis Anda!
1. Mengetahui target pasar yang tepat
Dengan memiliki customer database, Anda jadi tahu ke mana produk Anda yang paling berhasil dijual. Customer database biasanya berisi data meliputi jenis kelamin, rentang usia, kota, provinsi dan lain sebagainya.
Nah, melalui data ini, Anda akan mengetahui penjualan Anda paling sukses untuk kalangan mana saja, baik berdasarkan jenis kelamin, usia, maupun lokasi.
Informasi-informasi ini akan menunjukkan apakah produk Anda sudah mencapai target pasar yang Anda tentukan, atau bahkan menunjukkan mana target pasar yang lebih baik dari tujuan Anda sebelumnya.
Baca juga: Praktekan Strategi Pemasaran Bisnis Online Ini dan Tingkatkan Penjualan
2. Mengatur strategi bisnis dengan efektif
Dengan customer database yang akurat, Anda bisa melakukan penawaran produk yang efektif. Hal ini bisa Anda capai dengan melakukan analisis penjualan melalui data penjualan per produk, untung rugi, produk mana yang paling laris, dan lain sebagainya.
Semua informasi tersebut dapat Anda akses melalui customer database. Hal ini bisa jadi penentu produk mana yang perlu ditambah persediaannya dan produk mana yang perlu diperbaiki kualitasnya.
3. Berkomunikasi dengan pelanggan
Selain memasarkan produk yang sesuai dengan pelanggan, Anda juga bisa membangun komunikasi yang lebih baik dengan mereka. Misalnya, jika Anda memiliki data tanggal lahir pelanggan, Anda bisa mengirim email ucapan selamat dan memberi diskon spesial hari ulang tahun. Dengan cara seperti ini, pelanggan akan merasa dihargai dan lebih nyaman dengan brand Anda.
Lalu, data apa saja yang Anda butuhkan untuk memaksimalkan manfaat customer database untuk loyalty program Anda? Simak bahasan berikut, ya!
Baca juga: 13 Cara Agar Bisnis Tetap Bertahan Saat Wabah Corona
Apa Saja Data yang Bisa Anda Sertakan?
Data yang Anda sertakan dalam customer database harus sesuai dengan tujuan Anda dalam penyusunan customer database itu sendiri. Namun, untuk permulaan, Anda bisa mulai dengan memasukkan data-data berikut:
1. Data diri pelanggan
- Nama lengkap
- Jenis kelamin
- Alamat email
- Alamat tempat tinggal
- Kota/provinsi
- Nomor telepon/handphone
- Username akun media sosial
- Nomor identitas
2. Riwayat transaksi pelanggan
- Kapan terakhir transaksi
- Frekuensi pembelian
- Produk yang sering dibeli
- Jumlah pembelian
Nah, setelah mengetahui informasi apa saja yang bisa disertakan, Anda juga perlu mengetahui cara efektif mengelola informasi-informasi tersebut menjadi sebuah customer database. Yuk, mulai coba kelola customer database dengan cara-cara efektif berikut!
Baca juga: 7 Strategi Jitu Memulai Bisnis dengan Modal Kecil
Cara Mengelola Customer Database
1. Tentukan tujuan pengelolaan
Sebelum Anda mulai mengelola customer database, tentukan tujuan dan misi dari pengelolaan data itu sendiri. Buatlah daftar goals serta keperluan yang harus Anda dapatkan dari pemanfaatan customer database Anda.
Dengan cara ini, Anda jadi tahu detail data apa saja yang Anda perlukan untuk menganalisa pelanggan Anda. Biasanya pengelolaan database ditujukan untuk mempertahankan pelanggan lama.
2. Organisir database yang ada
Setelah Anda tahu persis tujuan pengelolaan, Anda bisa mulai memilah informasi pelanggan mana yang benar-benar Anda perlukan. Prioritaskan proses organisasi data terhadap informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Jika belum banyak, Anda bisa pilih data yang paling banyak Anda miliki, misal nama, alamat email, dan nomor handphone pelanggan. Anda juga bisa menyisihkan informasi yang tidak sejalan dengan keperluan Anda supaya pemrosesan data lebih efektif.
Baca juga: 7 Rahasia Menarik Pelanggan Baru dan Mempertahankan Pelanggan Lama
3. Lakukan kategorisasi pelanggan
Data yang terorganisir dapat mulai Anda coba sortir berdasarkan kategori tertentu. Biasanya kategorisasi dilakukan berdasarkan rentang usia, jenis kelamin, perilaku konsumen, hingga lokasi geografis pelanggan.
Hal ini disesuaikan dengan tujuan Anda mengelola customer database serta potensi pasar yang Anda lihat di data yang sudah tersusun tersebut, apakah Anda akan menentukan strategi pemasaran untuk wilayah A karena penjualan masih rendah, atau me-restock produk B yang angka penjualannya menjulang tinggi.
Baca juga: Rebut Pelanggan dengan 6 Strategi Marketing Terbaik Pasca Krisis
Melakukan organisasi data pelanggan mungkin terdengar seperti pekerjaan yang berat, memakan waktu, dan memerlukan ketelitian tinggi.
Namun, Anda bisa lakukan penginputan data secara perlahan dan berkala, ya. Disarankan juga untuk tidak melakukan pekerjaan ini sendirian. Selain pengelolaan yang efektif, Anda juga perlu memprioritaskan keamanan privasi customer database Anda.
Lakukan Hal Ini untuk Jaga Keamanan Privasi Data Pelanggan
Perlu diketahui bahwa informasi yang Anda masukkan dalam customer database sifatnya pribadi dan tidak boleh diakses oleh sembarang orang.
Demi keamanan data dan kenyamanan pelanggan, Anda perlu memprioritaskan keamanan data mereka di perusahaan Anda. Berikut cara-cara yang bisa Anda lakukan untuk jaga keamanan customer database Anda.
1. Catat dengan lengkap detail data Anda
Pastikan Anda mengetahui rincian database Anda seperti jumlahnya, kapan terakhir update, di mana data disimpan, hingga siapa saja yang mempunyai akses data tersebut. Hal ini penting untuk diingat agar pengawasan terhadap data dapat dilakukan secara ketat dan menyeluruh.
Jika ada masalah pun jadi lebih mudah diatasi karena Anda punya catatan lengkap mengenai data dan pihak-pihak pengaksesnya.
Baca juga: 9 Cara Ampuh Tingkatkan Loyalitas Pelanggan
2. Buat akses data sangat terbatas
Batasi akses customer database Anda hanya untuk orang-orang terkait yang paling bisa dipercaya. Pastikan hanya sedikit orang yang mengetahui kunci, kode, atau password untuk mengakses data tersebut.
Jika ada pegawai yang mengundurkan diri dari perusahaan Anda, usahakan untuk langsung mengganti kunci, kode, atau password data Anda untuk menghindari kebocoran data ke pihak luar perusahaan.
3. Buat password yang sulit ditebak
Hindari membuat password yang terlalu sederhana atau mudah ditebak oleh pegawai maupun pihak luar perusahaan.
Anda bisa memanfaatkan kombinasi karakter, huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol untuk password yang sulit ditebak. Terapkan juga two-factor authentication supaya akses lebih aman dengan dua metode verifikasi email dan kode SMS.
Baca juga: 9 Cara Mengelola Keuangan di Tengah Pandemi COVID-19
4. Pasang aplikasi antivirus berkualitas
Jaga keamanan komputer database Anda dengan memasang aplikasi antivirus. Demi keamanan yang terjamin, usahakan untuk pilih aplikasi yang keamanannya terjamin dan berkualitas. Untuk pemilihan ini, Anda bisa konsultasi langsung dengan profesional IT.
5. Rajin update aplikasi
Setiap Anda mendapat pemberitahuan untuk update aplikasi, sebaiknya Anda tidak menunda update tersebut. Keamanan data Anda bisa jadi bergantung dengan update software atau sistem yang ada. Biasanya, software update juga disertakan oleh peningkatan fitur keamanannya.
Setelah mengetahui manfaat, cara, dan tips keamanan untuk customer database Anda, saatnya coba menyusun customer database versi Anda. Untuk pemula, Anda bisa mulai dengan membuat tabel sederhana dengan program Microsoft Excel. Berikut langkah pembuatannya:
Pelajari Cara Membuatnya di Eexcel
1. Buat heading tabel data pelanggan
Masukan jenis informasi yang akan Anda kumpulkan di baris pertama. Buatlah kolom khusus untuk setiap data nama lengkap, nomor telepon, email, akun media sosial, dan lain sebagainya.
Anda bisa merujuk ke contoh jenis data customer database di bahasan sebelumnya, ya. Sesuaikan data yang akan Anda sertakan dengan tujuan/aspirasi bisnis Anda.
Baca juga: 6 Strategi Meningkatkan Penjualan Bisnis Layanan Profesional Anda
2. Mulai memasukkan data pelanggan
Setelah kolom tabel informasi sudah tersusun rapi, saatnya Anda memasukkan data ke dalam tabel. Informasi tersebut biasanya bisa Anda temui berceceran di email, database lama, daftar email marketing, struk belanja, buku catatan, dan lain sebagainya. Kumpulkan dan rapikan data yang ada secara perlahan.
Jika data yang Anda miliki tidak selengkap tabel yang ada, Anda bisa mulai dari data yang paling banyak Anda punya, misal nama dan nomor handphone pelanggan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara export data dari sistem atau lakukan pengetikan manual.
3. Edit tampilan database
Supaya proses input lebih lancar, Anda bisa edit tampilan database supaya data mudah dilihat dan dicari. Misal, Anda bisa ubah huruf-huruf baris paling awal jadi cetak tebal dan diberi warna background. Hal ini dilakukan agar kolom-kolom data dapat terlihat jelas dan mengurangi risiko tertukarnya data yang diinput.
Anda juga bisa mem-Freeze kolom serta baris pertama tabel. Dengan ini, sebanyak apapun kolom dan baris yang Anda tambahkan, Anda tetap bisa melihat kolom dan baris pertama tabel tanpa perlu bolak-balik scroll tabel Anda. Untuk mem-Freeze keduanya, Anda bisa klik tab View, pilih Freeze Top Row dan Freeze First Column.
Baca juga: Mana yang Lebih Penting, Pelanggan Baru atau Setia?
Customer database yang lengkap dan tertata rapi akan sangat membantu bisnis Anda dalam menyusun loyalty program. Oleh karena itu, kami telah menyediakan template yang bisa Anda download secara langsung dengan melengkapi formulir di bawah ini dengan data diri Anda!
Dengan Moka POS, Anda tidak perlu repot membuat file terpisah untuk customer database dan loyalty program Anda karena semua dapat Anda lakukan melalui satu aplikasi. Selain praktis, rapi, dan akurat, data pelanggan Anda juga terjamin keamanannya.
