Bagaimana Cara Stock Opname yang Benar dan Efisien? – Setelah mengetahui apa itu stock opname dan mengapa kegiatan ini penting bagi pebisnis, maka kini saatnya Anda mengetahui bagaimana cara melakukan stock opname yang benar, supaya Anda bisa mendapatkan hasil yang akurat.
Namun, perlu diketahui terlebih dahulu bahwa tidak semua stock opname berlaku untuk seluruh jenis bisnis mengingat karakteristiknya yang berbeda-beda.
Hanya saja, metode warehouse management yang digunakan turut pula memengaruhi prioritas dalam pencatatan stok barang. Meskipun demikian, garis besarnya tetaplah sama.
Baca juga: Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis?
Untuk memudahkan Anda, cara melakukan stock opname akan dibagi menjadi dua tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan.
Pada tahap persiapan, berikut ini beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan
8 Persiapan Sebelum Melakukan Stock Opname
1. Buatlah jadwal stock opname terlebih dahulu
Dengan membuat jadwal, karyawan atau Anda sendiri bisa memiliki pegangan yang pasti tentang kapan stock opname harus dilakukan dan proses restock dapat dilakukan.
2. Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan
Alat-alat ini bisa berupa buku catatan, stiker barcode, barcode scanner, atau pun tag. Dengan adanya alat-alat ini, proses penghitungan dan pencatatan akan jadi lebih mudah dan akurat. Alhasil, tidak ada lagi barang-barang yang tidak terhitung.
3. Buat denah gudang
Jika Anda menyimpan stok barang di gudang maka buatlah denah gudang. Pastikan semua barang tersimpan secara sistematis dengan penomoran yang akurat untuk memudahkan proses stock opname.
4. Persiapkan barang-barang di gudang
Mintalah tim yang bekerja di sana untuk menata barang-barang yang ada di gudang dengan baik untuk memudahkan proses pemeriksaan. Jangan lupa untuk minta staff gudang untuk menyelesaikan input barang sebelum stock opname dilakukan. Data hasil input ini akan digunakan sebagai pembanding data hasil opname.
5. Pilih pegawai yang paling kompeten untuk melakukan stock opname
Pilihlah pegawai yang teliti, berintegritas, dan juga memiliki kemampuan hitung yang baik karena stock opname membutuhkan konsentrasi dan kejujuran yang tinggi.
6. Bentuk dua tim dengan tugas yang berbeda
Tim pertama adalah tim lapangan yang bertugas untuk menghitung manual semua barang yang tersimpan. Tim kedua adalah tim admin yang bertugas mencocokkan hasil penghitungan dan memasukkannya ke dalam data entry.
7. Tentukan barang apa saja yang harus dihitung dan dicatat
Mengingat tidak semua barang harus dicatat pada saat yang bersamaan, maka tentukan terlebih dahulu barang mana saja yang harus menjadi prioritas. Dengan demikian, proses stock opname bisa berjalan dengan lebih mudah.
8. Jika terjadi salah hitung…
Hentikan pergerakan barang masuk dan keluar untuk memastikan tidak adanya selisih hitung. Oleh karena itu, segera beritahu supplier dan customer Anda bahwa stock opname akan dilakukan selama beberapa waktu.
Sebelum beralih ke tahap pelaksanaan, ada beberapa catatan penting soal pembuatan jadwal stock opname yang wajib Anda ketahui.
Baca juga: Tips dan Resep Rendang untuk Bisnis Rumahan, Dijamin Enak!
Pertama, pembuatan jadwal stock opname ditentukan oleh jenis usaha yang Anda geluti. Jika usaha Anda bergerak di bidang F&B maka bahan baku akan lebih cepat habis. Artinya, Anda harus lebih sering mengadakan stock opname.
Kedua, perhatikan momen. Disarankan Anda tidak melakukan stock opname ketika bisnis sedang sibuk-sibuknya karena kegiatan stock opname cukup memengaruhi penjualan. Daripada Anda mengalami opportunity loss, sebaiknya stock opname dilakukan ketika sedang low season.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname yang Benar?
Setelah menyelesaikan tahap persiapan, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan. Untuk memudahkan prosesnya, berikut ini beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam melaksanakan stock opname.
- Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk. Gunanya adalah untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.
- Cek secara manual barang-barang yang dicatat. Dengan pengecekan secara manual, Anda akan benar-benar melihat langsung bahwa barangnya nyata, sehingga tidak ada lagi kerancuan. Selain itu, dengan mengecek langsung Anda juga bisa memeriksa kondisi dari barang tersebut.
- Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kedaluwarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpanan mungkin akan rusak atau tidak lagi layak konsumsi, dan itu sangat lumrah terjadi. Oleh karena itu, catatlah barang apa saja yang rusak untuk memudahkan proses restock.
- Berikan tanda bagi barang-barang yang sudah dihitung. Untuk mencegah penghitungan ganda, jangan lupa tandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat. Jika stock opname dilakukan dengan sederhana, siapkan tag dengan kode tertentu yang telah tercatat. Jika Anda menggunakan barcode maka proses ini akan jadi lebih mudah karena sistem akan langsung mengingatkan jika barang itu telah terhitung sebelumnya.
Setelah pencatatan, tahap selanjutnya adalah penghitungan.
Dalam melakukan penghitungan stok barang, ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan. Pertama, metode penghitungan dengan sistem periodik. Metode penghitungan ini mendasarkan pada persediaan barang yang keluar atau masuk hanya dengan menghitung biaya yang keluar. Artinya, harga pokok penjualan dari suatu barang tidak dihitung.
Metode kedua adalah penghitungan perpetual. Menurut metode ini, untuk menghitung barang persediaan yang keluar adalah dengan menghitung harga pokok penjualan dan persediaannya secara langsung. Dengan menggunakan metode ini, Anda tidak perlu menghitung kembali berapa besar harga pokok penjualan dan jumlah barang yang keluar-masuk.
Setelah proses penghitungan dan pencatatan selesai, maka bandingkan data hasil opname dengan data yang diinput oleh bagian pergudangan atau data yang sudah Anda catat sebelumnya. Proses pembandingan ini sangat krusial untuk menentukan langkah apa yang harus Anda tempuh.
Baca juga: 3 Tips Memilih Supplier yang Baik untuk Membangun Bisnis Kuliner Anda
Jika ditemukan adanya selisih antara hasil stock opname dengan data pembanding, maka lakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa tidak ada salah hitung. Jika ternyata penghitungan telah dilakukan dengan benar, maka bandingkan kembali dengan data penjualan. Jika seluruh data match, maka itu artinya tidak ada masalah yang menghantui bisnis Anda.
Setelah stock opname selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan atau berita acara stock opname. Laporan atau berita acara ini berguna bukan hanya sebagai catatan perusahaan saja, tetapi juga untuk menentukan langkah selanjutnya yang bisa diambil oleh perusahaan. Jika ditemukan adanya kekurangan atau kelebihan stok, maka segera usut temuan tersebut supaya perusahaan tidak merugi.
Stock opname memang bukanlah tugas yang mudah. Apalagi jika Anda masih menggunakan pencatatan manual dalam melakukan stock opname. Selain membutuhkan waktu yang lebih lama, pencatatan manual juga lebih mudah salah. Oleh karena itu, disarankan untuk mulai menggunakan teknologi digital dalam melakukan stock opname.
Disarankan untuk menggunakan program inventory management untuk mengetahui apa saja barang yang dimiliki dan berapa jumlah yang tersedia di gudang. Adapun salah satu solusi untuk memudahkan proses stock opname Anda adalah dengan menggunakan aplikasi kasir Moka.
Bagaimana Moka Bisa Memudahkan Proses Stock Opname?
Moka adalah penyedia aplikasi kasir digital yang telah mendukung banyak bisnis lokal, mulai dari industri retail hingga F&B. Salah satu alasan mengapa Moka banyak digunakan adalah karena Moka menyediakan beragam fitur yang memudahkan para pebisnis dalam menjalankan usahanya. Salah satunya adalah fitur Inventory Management.
Fitur Inventory Management dari Moka mampu mencatat jumlah barang yang keluar-masuk dengan akurat dan real-time.
Setiap kali ada barang atau bahan baku yang digunakan, maka akan secara otomatis dikalkulasikan oleh sistem. Dengan demikian, jumlah stok akan terus ter-update tanpa perlu khawatir adanya kesalahan dalam menghitung stok.
Baca juga: Tips Sukses Bisnis Minimarket, Perkiraan Modal Hingga Pembukaan Toko
Anda sebagai pemilik bisnis juga akan mendapatkan laporan setiap harinya soal barang yang hampir habis. Moka juga menyediakan fitur Purchase Order untuk menambahkan stok barang yang baru masuk. Jadi, dengan menggunakan fitur Inventory Management ini Anda jadi lebih mudah dalam merencanakan inventaris.
Bagi Anda yang bergelut di industri F&B, Moka juga punya punya fitur Inventory Management yang mampu mencatat dan mengkalkulasikan jumlah bahan baku yang terpakai.
Sebelumnya, Anda harus memasukkan data berisi takaran bahan baku yang digunakan untuk setiap resep. Setelah itu, sistem akan mengkalkulasikan secara otomatis. Jadi, Anda bisa mengetahui dengan detail berapa banyak bahan baku yang telah digunakan dan bahan baku mana yang butuh restock.
Anda sebagai pemilik pun bisa mengakses langsung berapa jumlah stok yang masih ada secara online berkat teknologi cloud yang digunakan Moka. Laporan penjualan pun tersaji dengan komprehensif dan mudah dimengerti.
Baca juga: 15 Cara dan Tips Memulai Bisnis Kuliner Hingga Sukses Bagi Pemula
Data-data seperti produk terlaris, pelanggan terloyal, waktu teramai, dan lain sebagainya pun tersaji lengkap.
Tenang, seluruh data tersebut bisa diakses dari mana pun dan kapan pun. Tentunya hal ini sangat memudahkan Anda sebagai pemilik usaha, bukan? Jadi, bagi Anda yang ingin mencari teman terpercaya untuk menjalankan bisnis, Moka ada untuk Anda!
