Apa Itu Aplikasi Pembukuan Toko dan Bagaimana Memilihnya? – Mendirikan usaha kedai atau toko offline tentunya membutuhkan staff kasir beserta alat-alat pendukungnya untuk mewujudkan kegiatan jual beli yang teratur dan mumpuni.
Banyak para pengusaha yang masih terjebak dengan cara-cara konvensional seperti menggunakan teknologi mesin kasir yang sudah tua, sistem pembukuan yang manual, dan penggunaan metode pembayaran yang tidak update.
Baca juga: Hindari 7 Masalah Bisnis dengan Aplikasi Pembukuan Online, Wajib Baca!
Untuk menjaga kegiatan bisnis Anda tetap efektif dan memiliki pencatatan keuangan yang teratur, penggunaan teknologi aplikasi pembukuan toko adalah solusinya.
Apa Itu Aplikasi Pembukuan Toko?
Aplikasi pembukuan toko adalah teknologi yang memudahkan para pengusaha dalam memonitor keuangan yang masuk dari alur kasir toko.
Di dalamnya terdapat program yang menyediakan keperluan data toko Anda dengan fitur serta menu yang sederhana serta beberapa fasilitas pokok yang disediakan.
Dengan segala kecanggihan fitur di dalamnya, Anda tidak perlu pusing jika kelewatan beberapa detail dalam catatan keuangannya.
Semua akan terekam runut dan rapi tanpa perlu memakan banyak waktu. Lantas, tipe bisnis apa aja sih yang kira-kira butuh aplikasi pembukuan toko ini?
Sebagian besar dari perusahaan kecil-kecilan memulai pengaturan keuangan bisnisnya dengan aplikasi pembukuan toko ini, lho!
Di antaranya kedai kopi, restoran, retail, dan banyak lagi toko yang membutuhkan kemudahan lebih dalam mengontrol keuangan bisnis dan tentunya fokus lebih jauh pada hal yang paling utama dalam menjalankan bisnis, yaitu memuaskan pelanggan. Jenis bisnis lainnya tentu juga bisa menggunakan aplikasi ini.
Baca juga: 7 Manfaat Aplikasi Pembukuan Toko untuk Bisnis Masa Kini
Aplikasi pembukuan toko tentu sudah bermacam-macam jenis dan fiturnya, Anda pun akan mempunyai banyak pilihan.
Namun, pilihan ini harus dibuat dengan ekstra hati-hati karena aplikasi inilah yang nantinya akan menyimpan catatan maupun laporan penting untuk perusahaan Anda. Yuk, ketahui lebih lanjut hal-hal apa saja yang perlu Anda perhatikan dalam memilih aplikasi pembukuan toko!
7 Cara Memilih Aplikasi Pembukuan Toko
1. Cermati Basis Aplikasi Pembukuan dan Aspeknya
Pertama-tama yang harus Anda pertimbangkan adalah basis pengelola aplikasi pembukuan itu sendiri, dikelola secara online atau offline.
Pertimbangan ini menjadi penting karena penggunaan dua jenis basis tersebut memberikan fasilitas dan keuntungan yang berbeda.
Maka dari itu, setiap halnya perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Namun, sebagian besar bisnis saat ini lebih memilih aplikasi berbasis online karena memiliki keuntungan yang lebih banyak dibandingkan sistem Point of Sales (POS) offline.
Jika Anda dan toko Anda selalu terhubung dengan internet, maka aplikasi pembukuan basis online-lah yang cocok bagi usaha Anda.
Baca juga: Menjalani Bisnis Kedai Kopi Itu Sulit? Intip 5 Cara Mengembangkannya!
Dengan menggunakan aplikasi pembukuan toko basis ini, Anda dapat mengelola bisnis Anda secara praktis. Cukup bermodal smartphone dan komputer serta pemasangan aplikasi di dalamnya.
Selain itu, sistem yang digunakan juga dapat melakukan pembaruan secara otomatis, jadi tidak perlu khawatir lagi dengan masalah tersebut.
Penggunaan aplikasi pembukuan online juga memberi akses pengusaha untuk bisa mengawasi keadaan finansial usahanya di mana pun dan kapan pun selama berada dalam jaringan.
Pengelolaan datanya pun juga tidak merepotkan, semua penyimpanan data dilakukan secara online dan tidak perlu mengumpulkan data kertas yang berceceran.
Baca juga: 7 Rahasia Dua Coffee Shop Sukses Buka Cabang di Amerika Serikat
Namun, jika jenis usaha Anda adalah tipe yang membutuhkan proses yang cepat dan tidak terhubung dalam jaringan internet, maka Anda akan lebih cocok untuk menggunakan aplikasi pembukuan offline.
Pembukuan toko basis offline ini cocok digunakan untuk jenis usaha ritel yang perlu membuat banyak faktur di atas meja dan tidak terhubung dengan internet.
2. Cek Keamanan Data Aplikasi
Segala hal yang tersimpan secara online pasti memiliki resiko keamanan tersendiri. Untuk menjamin bisnis Anda berjalan dengan baik, privasi data perusahaan harus menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan aplikasi pembukuan toko.
Mencari tahu cara perusahaan aplikasi dalam menyimpan data pengguna merupakan hal yang penting. Hal ini bisa Anda telusuri dengan mengunjungi website resmi aplikasi tersebut.
Download E-Book: Strategi Instagram untuk Bisnis Lebih Maksimal 2019
Jika informasi yang Anda dapat belum rinci, Anda bisa coba hubungi langsung pihak yang mengelola aplikasi tersebut. Mintalah penjelasan lebih lanjut mengenai prosedur keamanan yang mereka terapkan untuk melindungi data Anda.
Selain menelusuri seluk-beluk prosedur keamanan aplikasi, Anda juga harus cari tahu protokol koneksi apa yang digunakan dalam layanannya.
Tenang, Anda bisa langsung cek hal ini dengan mudah. Cukup buka aplikasi dan lihat apakah URL di kolom link websitenya dimulai dengan “https://” atau tidak.
Tulisan tersebut biasanya disorot warna hijau dan dapat langsung dilihat juga sertifikasi keamanannya.
3. Tentukan Daftar Fitur yang Anda Butuhkan
Carilah aplikasi yang memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk mengetahui persis kebutuhan tersebut, Anda bisa memulai dengan membuat daftar kebutuhan pembukuan toko Anda yang dapat memudahkan bisnis dan pekerjaan akuntan Anda.
Baca juga: Pentingnya Konten Kreatif untuk Meningkatkan Brand Awareness Bisnis
Agar tidak ada yang kelewatan, Moka mencoba membuat daftar fitur yang kiranya harus ada dalam aplikasi pembukuan pilihan Anda.
Beberapa fitur yang penting dan akan Anda butuhkan dalam kegiatan usaha adalah fitur pembuatan faktur, agar tidak perlu menggunakan kertas berceceran.
Pelacakan kategori pengeluaran dan pemasukan juga gak kalah penting untuk mengetahui keuangan dan penjualan kategori tertentu.
Baca juga: 25 Bisnis Rumahan Modal Kecil dengan Keuntungan Berlipat
Selain itu, pengelolaan inventaris, pembuatan pesanan dan catatan pembelian inventaris, pengelolaan pajak, perekam entri jurnal, penghitung jumlah utang dan piutang akun, pengecek neraca laba dan rugi, serta fitur anggota tim tambahan juga menjadi fitur yang penting bagi usaha Anda.
Akan lebih baik lagi jika aplikasi pilihan Anda juga mendukung fitur track server, fasilitas pengawasan beberapa outlet sekaligus, serta kontrol akses untuk setiap anggota tim toko.
4. Tampilan Pengguna dan Kemudahan Pengoprasian
Memilih aplikasi dengan tampilan yang ringkas dan sederhana tentu akan membantu kelancaran jalan usaha Anda.
Karyawan Anda akan terbantu dalam menjalankan pekerjaannya dan Anda pun tidak perlu membutuhkan waktu banyak untuk memberikan arahan kepada karyawan Anda.
Karena tidak semua pengusaha memiliki latar belakang akuntansi, fitur ini dapat memudahkan Anda dalam memahami dan mengatur alur keuangan usaha dengan praktis.
Baca juga: Hadapi Cashless Society, Coba 6 Ide Bisnis Ini Agar Untung Banyak
Selain itu, pemilihan aplikasi yang mudah dioperasikan juga meminimalisir kemungkinan pengeluaran tambahan untuk pelatihan pengoprasian aplikasi pembukuan.
Dengan tampilan sederhana dan fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, prosedur pengerjaan keuangan usaha akan berjalan dengan efektif dan memudahkan Anda untuk fokus pada aspek usaha lainnya.
5. Pastikan Dapat Digunakan dalam Jangka Panjang
Kekeliruan pemilihan aplikasi pembukuan toko juga bisa mengakibatkan hal yang fatal. Kesalahan ini seringkali berawal dari pertimbangan yang kurang memperhatikan langkah bisnis Anda dalam jangka panjang.
Akibatnya, Anda jadi memiliki kebutuhan yang belum Anda pikirkan pada jangka panjang sehingga harus mengganti aplikasi dan melakukan pemindahan data. Kerumitan perpindahan data inilah yang akan menjadi hambatan bagi bisnis Anda.
Untuk menghindari hambatan tersebut, pilihlah aplikasi pembukuan toko yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Aplikasi yang menawarkan versi yang kaya fitur namun tetap sederhana menjadi pilihan yang perlu Anda pertimbangkan. Mungkin fitur-fitur tersebut belum Anda butuhkan dalam jangka pendek, tetapi Anda juga harus mengantisipasi perkembangan teknologi.
Sebagai pengusaha tentu kita harus selalu up-to-date dalam masalah teknologi, terutama dalam hal manajemen usaha dan metode pembayaran yang sekarang semakin bervariasi.
6. Pastikan Aplikasi Memiliki Pilihan Ekspor Data
Ekspor data menjadi fitur yang penting bagi aplikasi pembukuan toko, terutama yang berbasis online. Untuk mengantisipasi gangguan yang bisa saja muncul dalam perangkat dan aplikasi yang Anda gunakan, pengeksporan data bisa jadi penyelamat bagi penyimpanan data keuangan bisnis Anda.
Maka dari itu, pastikan aplikasi pilihan Anda memiliki fitur ini. Demi keamanan data Anda, akan lebih baik jika dilakukan pengeksporan atau pem-backup-an data secara berkala, ya.
7. Cek Kredibilitas Pelayanan Aplikasi
Bisnis atau usaha itu rentan dengan yang namanya permasalahan finansial. Dengan begitu, Anda juga perlu antisipasi hal tersebut dengan mencari tahu kualitas layanan aplikasi pembukuan toko yang akan Anda pilih.
Sebagus apapun fitur aplikasi pilihan Anda, jika pihak layanannya tidak user-friendly, maka akan beresiko pengaruh negatif pula jika sewaktu-waktu aplikasi maupun bisnis Anda menghadapi masalah.
Baca juga: Rincian Lengkap Modal dan Persiapan Sebelum Buka Salon Rumahan di 2019
Untuk memastikan layanan aplikasi pilihan Anda cocok bagi usaha Anda dan user friendly, Anda bisa melakukan searching review pengguna aplikasi tersebut dan hubungi langsung pihak pengelola aplikasi untuk cari tahu pelayanannya seperti apa.
Dengan mengetahui tanggapan pengguna-pengguna sebelumnya, Anda bisa mengetahui kendala apa saja yang mungkin akan Anda hadapi dengan aplikasi tersebut serta bagaimana pihak pengelola aplikasi menanganinya.
Itulah serangkaian hal penting yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi pembukuan toko. Untuk mendapatkan fitur-fitur mutakhir dan kemudahan berbisnis, Anda bisa menjadikan aplikasi Moka sebagai pilihan Anda.
Dengan aplikasi pembukuan toko Moka, Anda bisa dengan tenang menjalani kegiatan usaha Anda. Tampilan menarik dan sederhananya menjamin manajemen toko yang lebih praktis dan akurat.
Baca juga: 7 Tips Membuka Bisnis Waralaba Minimarket Modal Kecil untuk Pemula
Selain itu, ragam metode pembayaran, serta fitur lengkap lainnya bisa Anda pantau dalam satu genggaman gadget Anda, di mana pun dan kapan pun!
Tentunya dapat menghasilkan laporan komprehensif yang tidak mengakibatkan laporan keuangan usaha Anda jadi petaka.
Yuk, coba dan buktikan dengan mengikuti uji coba 14 hari, gratis tanpa kontrak, tanpa kartu kredit! Karena sudah saatnya Anda mengubah semua jadi lebih mudah untuk fokus usaha yang lebih prima.
