Ada banyak aspek yang terdapat dalam lingkup bisnis. Di awal, hal ini mungkin bisa Anda tangani sepenuhnya sendirian. Akan tetapi, situasi dapat berubah 180 derajat ketika bisnis sudah berkeembang dengan pesat. Itulah mengapa, biasanya perusahaan akan menjalankan operasionalnya dengan bantuan pihak ketiga atau disebut vendor.
Sebagai bagian yang membantu melancarkan proses produksi dan penjualan, pihak ketiga (vendor) tentunya punya banyak fungsi dan tugas utama. Memangnya, seperti apa cara kerja vendor dan apa saja jenis-jenisnya? Berikut adalah penjelasan lengkap seputar pengertian, fungsi dan tugas, cara kerja, serta berbagai macam jenis vendor. Simak sampai akhir, ya!
Apa Itu Vendor?
Vendor adalah istilah yang biasanya lebih banyak disebut sebagai distributor atau supplier. Karena itu, perannya adalah untuk memproduksi bahan mentah atau bahan baku yang akan dibeli oleh perusahaan lainnya. Jadi, bisa dibilang bahwa perusahaan ini merupakan jenis usaha B2B (Business to Business), sebab barang produksinya dijual lagi kepada perusahaan lainnya, bukan kepada konsumen secara langsung.
Perusahaan parfum, misalnya, akan membutuhkan beberapa komponen untuk memproduksi satu botol parfum racikannya sendiri. Umumnya, perusahaan wewangian ini akan membeli bahan-bahan dari perusahaan lain untuk menemukan resep andalannya. Di sinilah peran vendor, yaitu men-supply kebutuhan pokok dari perusahaan parfum tersebut. Namun, ada juga supplier yang produknya berupa kemasan barang bahkan jasa.
Baca juga: Supplier Adalah: Cara Kerja dan Perbedaannya dengan Distributor
Fungsi dan Tugas Utama Vendor
Meski sudah paham dengan pengertian vendor, bukan berarti Anda langsung mengerti apa saja fungsi dan tugas-tugas utamanya. Untuk itu, simak penjelasan pada setiap poin di bawah ini!
-
Menyediakan produk dan jasa
Saat perusahaan baru didirikan, mungkin Anda masih bisa menangani seluruh pekerjaannya sendiri atau berdua bersama partner. Kemudian, skalanya akan bertumbuh dan Anda mulai melibatkan karyawan. Ketika cakupannya sudah lebih besar lagi, tidak menutup kemungkinan bisnis Anda akan membutuhkan pihak ketiga sebagai penyedia bahan baku.
Bisnis yang membutuhkan pihak ketiga untuk mendukung operasional, ternyata tak sebatas pada bahan bakunya saja, melainkan juga bisa mencakup jasa pengiriman, jasa penghitungan keuangan, jasa digital marketing, dan lain sebagainya. Perusahaan penyedia jasa yang diperbantukan oleh perusahaan induk tersebut juga disebut sebagai vendor.
-
Menjaga kualitas produk dan layanan
Tugas berikutnya dari perusahaan pihak ketiga adalah menjaga kualitas produk atau layanan mereka. Pasalnya, produk dan jasa merekalah yang akan digunakan oleh perusahaan induk sebelum akhirnya ditujukan pada konsumen. Ketika kualitas produk dan layanan mereka buruk, imbasnya bisa mengotori nama perusahaan induk.
Hal semacam itu tentunya akan mengganggu pemasukan vendor karena bisa dibilang konsumen mereka adalah perusahaan yang menggunakan produk dan jasa mereka. Menjaga kualitas ini tak hanya penting untuk supplier produk, melainkan juga yang menyediakan bantuan jasa atau layanan, seperti pengiriman barang, marketing, dan lain-lain.
-
Memasok bahan baku
Persis seperti yang sudah dijelaskan pada poin-poin sebelumnya, keberadaan vendor memang bertujuan utama untuk memasok bahan baku pada perusahaan lain yang tak sanggup menanganinya secara mandiri. Contohnya adalah perusahaan parfum yang membutuhkan bahan racikan dan telah di-mention pada penjelasan di atas.
Tentunya, sebagai perusahaan yang menyediakan bahan baku, vendor tetap perlu berinovasi supaya bisa memenangkan kompetisi dengan supplier-supplier lainnya. Pasalnya, kompetitor bisnis itu tak hanya pada perusahaan-perusahaan B2C saja, melainkan juga pada perusahaan B2B. Dengan inovasi yang terjaga, distributor dapat menarik bahkan menciptakan pasarnya sendiri.
-
Distribusi produk kepada pelanggan
Sebagai pemilik usaha, Anda pasti sudah sering mendengar nasihat bahwa sebaiknya bisnis menjalin hubungan dengan beberapa supplier. Artinya, Anda harus memilih beberapa perusahaan sekaligus untuk satu jenis bahan. Dengan begini, harapannya perusahaan induk tidak akan gelagapan saat distribusi barang dari salah satu vendor terlambat diterima.
Memang, rasanya menjalin kerja sama dengan banyak distributor itu terlihat mudah. Padahal, Anda harus memastikan banyak hal, salah satunya menjaga kualitas bahan atau layanan dari mereka sama antara satu dengan lainnya. Pasalnya, kelemahan memiliki banyak supplier adalah adanya gap kualitas yang mungkin akan mengurangi kepercayaan pelanggan Anda.
-
Manajemen gudang
Bisnis yang skalanya sudah cukup besar tentu harus punya tempat dan sistem manajemen barang. Hal ini memang bisa Anda tangani sendirian, tetapi dengan kapasitas gudang dan isiannya yang cukup banyak mungkin akan butuh peran vendor untuk melakukannya. Dalam hal ini, pihak ketiganya bertugas menyediakan sistem untuk mencatat arus gudang secara real-time.
Bahkan, ada juga vendor yang memang dapat membantu bisnis untuk mem-follow up ke beberapa supplier langganan. Dengan begini, arus gudang Anda dipastikan akan lancar, sehingga tidak terdapat konsumen yang kecewa akibat keterlambatan pengiriman barang. Di sisi lain, proses produksi pun akan terus berjalan sebagaimana mestinya.
-
Bantu melayani pelanggan
Konsumen atau pelanggan adalah aset penting dalam bisnis. Tanpa mereka, niscaya perusahaan Anda tidak akan berdiri dan bertahan sampai sekarang, sebab merekalah yang membeli produk-produk buatan Anda. Karena itu, muncul istilah tentang konsumen yang pastinya sudah sering Anda dengar, “pembeli adalah raja”.
Demi memberikan layanan terbaik bagi konsumen tercinta, tidak sedikit perusahaan yang akhirnya menggunakan bantuan vendor. Tugas utama pihak ketiga ini adalah untuk merespons komunikasi yang dimulai oleh pelanggan. Sebagai contoh, vendor chatbot bisa Anda pakai apabila jumlah pelanggan sudah cukup banyak dan beberapa pertanyaan dari mereka sudah redundant (berulang).
-
Membantu pengemasan produk
Pengemasan produk mungkin bisa Anda lakukan secara mandiri saat bisnis masih berskala kecil. Akan tetapi, untuk perusahaan-perusahaan besar, Anda mungkin bisa mencoba menggunakan jasa vendor pada proses pengemasan produk. Lalu, pilihlah supplier yang dapat menyediakan jasa pengiriman barang secara sekaligus.
Memilih pihak ketiga untuk melakukan hal-hal tersebut akan membuat bisnis Anda bisa menjaga kualitas pengemasan produk, apalagi jika bisnis Anda melayani pengiriman luar daerah, pulau, maupun skala internasional. Dengan standar keamanan dan administrasi yang rumit, tentu akan lebih mudah bila Anda menyerahkannya pada pihak ahli.
-
Meningkatkan efisiensi manajemen
Merekrut karyawan untuk mengontrol manajemen bisnis seringkali terasa lebih mahal daripada menggunakan jasa vendor untuk mengelola semua ini. Pasalnya jika Anda merekrut karyawan satu per satu, Anda perlu memberikan pelatihan sesuai bidang yang akan mereka tangani. Tak jarang, perusahaan harus lebih dulu memiliki divisi khusus untuk memberikan pelatihan pada mereka.
Proses semacam itu kini dirasa kurang efisien bagi perusahaan. Maka, banyak di antara mereka yang akhirnya memilih untuk menyewa jasa vendor demi mengelola seluruh operasional bisnis yang ada. Bersama pihak ketiga, Anda tak perlu menyediakan budget dan waktu untuk masa pelatihan karena mereka pasti telah menguasai medannya dengan baik.
-
Menegakkan kepatuhan dan keamanan
Bagian terpenting dari sebuah perusahaan adalah aspek finansial. Divisi ini tidak hanya memastikan pendapatan bisnis cukup untuk membayar pengeluaran selama kurun waktu tertentu, tapi juga menegakkan kepatuhan akan pembayaran pajak yang mesti dilakukan oleh badan usaha. Proses ini bisa dibilang cukup rumit, bahkan untuk bisnis yang sudah berpengalaman.
Tak heran, perusahaan-perusahaan besar akhirnya memasrahkan kepentingan ini pada yang sudah ahli, yakni pihak ketiga yang khusus di bidang akuntansi dan perpajakan. Dengan menyerahkan pekerjaan keuangan pada ahlinya, perusahaan Anda akan terhindar dari adanya kesalahan yang dapat menimbulkan sanksi atau kerugian di masa mendatang.
-
Pemeliharaan infrastruktur secara rutin
Peran yang tidak kalah penting dari perusahaan ketiga adalah menyediakan layanan pemeliharaan, khususnya pada bisnis yang menjual alat elektronik maupun software. Sebagai pemilik perusahaan yang menggunakan peralatan canggih tersebut, perlu perawatan yang rutin dilakukan untuk menghindari kerusakan.
Biasanya, perusahaan penyedia alat elektronik dan software telah memiliki kebijakan khusus terkait garansi maupun prosedur perawatan serta reparasi. Supaya bisa merasakan manfaatnya secara maksimal, sebaiknya dalami dulu syarat dan ketentuan yang mereka miliki. Jangan lupa untuk terus melakukan komunikasi dengan mereka agar bisnis Anda termasuk sebagai perusahaan prioritas.
Cara Kerja Vendor
Vendor juga terdiri dari beberapa jenis. Tahukah Anda bahwa ada tiga golongan supplier, yakni Business to Customer (B2C), Business to Business (B2B), Business to Government (B2G)?
-
Business to Customer
Cara kerja vendor yang pertama adalah Business to Customer (B2C). Tentunya, ini menjadi model bisnis yang paling umum karena target market-nya langsung kepada konsumen terakhir. Biasanya, usaha jenis ini memasarkan produk ke rantai konsumen terbawah. Salah satu contohnya adalah warung-warung kecil (retail).
Namun, karena konteksnya vendor, sebuah perusahaan B2C tetap harus menjadi penyedia bahan baku walau target market-nya adalah konsumen terbawah. Maka dari itu, vendor dengan jenis ini biasanya termasuk pedagang sayur-mayur. Mereka menjual produknya kepada pelanggan terbawah, tapi di antara mereka pasti ada yang mengolahnya kembali menjadi makanan siap saji.
-
Business to Business
Cara kerja vendor berikutnya adalah Business to Business (B2B) yang menjadi ragam vendor paling umum yang bisa kita temukan. Sebagai penyedia bahan baku atau bahan pokok, mereka memang biasanya menjual produknya kepada perusahaan lain. Contoh vendor B2B adalah penyedia bahan racikan parfum, seperti yang sudah disinggung sebelumnya.
Selain itu, ada juga vendor-vendor penyedia jasa yang targetnya tetap pada perusahaan atau bisnis lain, misalnya penyedia jasa manajemen bisnis. Pihak ketiga yang menyediakan layanan tersebut artinya akan memfokuskan pada pengelolaan uang, stok, penghitungan pajak, manajemen operasional dan SDM dari beberapa perusahaan secara sekaligus.
-
Business to Government
Business to Government merupakan cara kerja vendor berikutnya yang mungkin sedikit asing di telinga Anda. Akan tetapi, keberadaan supplier ini tetap bisa kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Pasalnya, ada saja bisnis penyedia barang dan jasa yang target market-nya hanya pemerintah saja, alias tidak melayani perusahaan bisnis lainnya.
Kita ambil contoh yang sederhana saja. Saat negara membutuhkan pertahanan yang mantap, pemerintah tentu perlu memperkuat aspek militer dari sebuah negara. Hal ini biasanya mengacu pada lembaga TNI yang mesti dibekali dengan alutsista mumpuni. Nah, untuk memenuhi kebutuhan tersebut, vendor penyedia senjata tentunya diperlukan, bukan?
Jenis-Jenis Vendor
Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan cara kerja berbagai macam vendor, kini ketahui juga jenis-jenis vendor yang mungkin umum atau belum pernah Anda dengar sebelumnya.
-
Perwakilan trade show
Model vendor pertama adalah yang menyediakan produk untuk keperluan pameran belaka. Misalnya, Anda adalah pemilik perusahaan mobil dan membutuhkan jasa dari perusahaan lain untuk membuatkan replika kendaraan demi ajang pameran otomotif setiap tahunnya. Pengadaan komponen ini bisa Anda dapatkan apabila menghubungi vendor khusus trade show.
Memang, jenis vendor yang satu ini belum cukup lazim karena tidak semua bisnis memiliki ajang pameran dan membutuhkan replika khusus. Namun, Anda memiliki sedikit bayangan, bukan, bagaimana peran vendor jenis ini pada akhirnya bekerja? Anggap saja, mereka menyediakan maket apartemen, sehingga Anda tak perlu membuatnya sendiri secara rumit.
-
Penyedia barang
Jenis distributor berikutnya adalah khusus sebagai penyedia barang atau biasa disebut sebagai vendor manufaktur. Dalam hal ini, biasanya sebuah perusahaan akan memproduksi barang mentah atau setengah jadi, lalu dipasarkan kepada bisnis lainnya. Salah satu contoh vendor penyedia barang meliputi produsen alat laboratorium.
Vendor yang bahan produksinya berupa barang tentu wajib menjaga kualitasnya agar perusahaan bisnis atau pelanggan tidak beralih ke tempat lain. Namun, distributor tetap bisa memasarkan produk dengan kualitas lebih rendah untuk memikat pasar yang budget-nya terbatas pula. Ini justru akan menimbulkan daya beli yang tak kalah menarik dibandingkan vendor premium.
-
Penyedia jasa
Bukan hanya menyediakan barang untuk bahan baku saja, ada juga vendor-vendor yang memang produknya berupa jasa atau layanan. Justru, jenis yang satu ini cakupannya lebih luas karena layanan yang diberikan bisa meliputi jasa konsultasi, akuntansi dan perpajakan, pemasaran, pelatihan (training), sampai pengiriman barang.
Sama seperti poin sebelumnya, vendor yang menyediakan jasa atau layanan juga mesti menjaga kualitas produknya. Untuk mencapai hal itu, mereka harus menentukan goal terlebih dahulu, sehingga batas capaian yang akan diraih menjadi jelas. Dengan begitu, sebagai pemilik perusahaan induk, Anda bisa lebih mudah dalam menentukan penyedia jasa yang paling pas untuk bisnis.
Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian, Manfaat, dan Tantangannya
Vendor merupakan elemen bisnis yang sangat penting, khususnya bila perusahaan Anda skalanya sudah cukup besar. Daripada memaksakan diri untuk mengelolanya sendirian atau hanya mengandalkan beberapa anggota tim saja, serahkan sebagian tugas yang memang bisa di-handle oleh pihak ketiga atau supplier, baik itu penyedia barang maupun jasa.
Salah satu contoh vendor penyedia jasa yang dapat membantu kesuksesan bisnis Anda adalah Moka POS. Moka POS adalah solusi operasional digital yang bisa mempermudah Anda dalam mengelola pesanan, menerima pembayaran, hingga mengatur meja. Bahkan, Anda juga bisa memperoleh laporan keuangan harian, stok barang, maupun penghitungan pajak.
Dengan kelengkapan fitur Moka POS, Anda tak perlu ragu lagi untuk mengembangkan bisnis bersama vendor digital seperti kami. Peroleh data rekapan dengan lebih cepat, tingkatkan kepuasan pelanggan, dan kelola banyak cabang dalam satu dashboard yang simple bersama Moka POS. Mari, jadwalkan demo gratis Anda di sini!
