Pernahkah Anda merasa kebingungan saat melihat laporan keuangan bisnis Anda? Chart of Account (COA) bisa membantu Anda! Sebab, COA adalah alat penting yang akan mempermudah Anda mengelola dan memahami keuangan bisnis dengan lebih praktis. Tentunya, dengan menguasai cara membuatnya, memahami klasifikasinya, dan mengetahui fungsinya, pengelolaan bisnis jadi semakin simpel. Penasaran? Yuk, simak selengkapnya di sini!
Apa Itu Chart of Account?
COA adalah daftar sistematis dari semua akun dalam proses akuntansi suatu perusahaan. Setiap akun dalam CoA memiliki kode atau nomor yang memudahkan pengelompokan dan pengidentifikasian akun-akun tersebut. Ini merupakan kerangka kerja dasar untuk mencatat semua transaksi keuangan perusahaan secara teratur dan sistematis.
Oleh sebab itu, kegunaan utama dari COA adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan sudah tercatat dengan benar dan konsisten. Jadi, dengan adanya dokumen ini, proses audit, analisis keuangan, dan pengambilan keputusan bisnis pun lebih mudah karena semua data keuangan telah sesuai dengan kategori masing-masing.
Jenis-jenis Chart of Account
Apa saja jenis-jenis COA yang akan sering Anda temui dalam dunia bisnis? Berikut adalah penjelasan selengkapnya:
1. Aktiva
Aktiva atau aset adalah semua sumber daya yang dimiliki perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat ekonomi di masa depan. Akun ini mencakup berbagai jenis aset, seperti kas, piutang, persediaan, properti, dan peralatan.
Umumnya, aktiva terdiri dari dua kategori, yaitu lancar dan tetap. Aktiva lancar terdiri dari sumber daya yang bisa dikonversi jadi kas dalam waktu setahun, contohnya kas, piutang, dan persediaan. Sedangkan, aktiva tetap sering kali terpakai selama lebih dari satu tahun. Untuk contohnya, ada tanah, bangunan, mesin, dan kendaraan operasional.
2. Utang
Utang adalah kewajiban perusahaan untuk membayar sejumlah uang atau jasa kepada pihak lain di masa depan. Utang sendiri terdiri dari dua kategori: jangka pendek (harus dilunasi dalam waktu satu tahun) dan jangka panjang (masa jatuh temponya lebih dari satu tahun). Beberapa contoh utang jangka pendek yang paling sering ditemui yaitu biaya vendor yang masih harus dibayar, sedangkan utang jangka panjang biasanya mencakup pinjaman bank dengan tenor 5 tahun.
3. Penghasilan
Penghasilan adalah semua pendapatan yang diperoleh perusahaan dari aktivitas operasionalnya. Penghasilan dapat berasal dari penjualan produk, penyediaan jasa, atau pendapatan lain-lain, seperti bunga dan dividen. Penghasilan dicatat pada saat perusahaan menerima kas atau pada saat terjadi transaksi yang mengakibatkan peningkatan nilai aset.
4. Modal pemegang saham
Modal pemegang saham mencakup modal yang disetor oleh pemegang saham dan laba ditahan, yaitu laba yang tidak dibagikan sebagai dividen, tapi tetap disimpan oleh perusahaan untuk digunakan di masa depan. Dengan kata lain, akun ini mencerminkan seberapa banyak uang investor yang Anda miliki.
5. Biaya
Terakhir, biaya merujuk ke semua pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, baik dari segi operasional maupun non-operasional. Misalnya, dalam biaya operasional, pengeluaran ini berkaitan langsung dengan proses pembuatan barang atau jasa seperti biaya bahan baku, tenaga kerja, dan perawatan pabrik. Sedangkan, biaya non-operasional tidak berkaitan secara langsung, contohnya biaya administrasi, pemasaran, dan bunga pinjaman.
Baca juga: 5 Tips Mengelola Operasional Bisnis Anda secara Efisien
Syarat Komponen Chart of Account
Untuk menyusun CoA yang efektif dan mudah dipahami, sebaiknya Anda memperhatikan beberapa komponen berikut
1. Kode akun
Kode akun adalah nomor atau kombinasi huruf dan angka yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap akun dalam CoA. Kode akun harus dirancang dengan logika yang memudahkan pengelompokan dan pencarian akun. Sebagai contoh, kode akun untuk aktiva mungkin dimulai dengan angka 1, untuk utang dengan angka 2, dan seterusnya.
2. Nama akun
Berikutnya, ada komponen yang berkaitan erat dengan nomor kode dari sebelumnya, yaitu nama akun. Sesuai namanya, ini merupakan deskripsi singkat yang menjelaskan fungsi atau jenis transaksi yang dicatat dalam akun tersebut. Jadi, idealnya nama akun harus jelas dan mudah dimengerti oleh siapa saja yang menggunakan CoA. Misalnya, Anda bisa memberi label “Kas” untuk akun dengan kode 1001 yang berfungsi mencatat semua transaksi tunai perusahaan.
3. Struktur bagan akun
Struktur bagan akun adalah format atau tata letak yang Anda gunakan untuk menyusun semua akun dalam Chart of Accounting. Struktur ini biasanya terdiri dari beberapa level atau tingkatan yang mencerminkan pengelompokan akun mulai dari yang umum hingga yang lebih spesifik. Sebagai contoh, tingkat pertama mungkin hanya mencakup kategori utama (aktiva, utang, penghasilan, dll.), sementara tingkat berikutnya mencakup subkategori (aktiva lancar, aktiva tetap, dll.), dan tingkat terakhir mencakup akun individual.
Klasifikasi Chart of Account
Selain jenis-jenis yang sudah disebutkan, Anda selaku pemilik usaha juga bisa mengklasifikasikan COA berdasarkan sistem lain. Ini dia beberapa contohnya yang paling umum:
- COA berdasarkan fungsi: menyusun akun berdasarkan kegunaannya dalam laporan keuangan, seperti akun-akun yang digunakan dalam laporan laba rugi, neraca, atau arus kas.
- COA berdasarkan jenis industri: membagi jenis akun sesuai karakteristik dan kebutuhan industri tertentu. Misalnya, CoA untuk perusahaan manufaktur mungkin berbeda dari COA untuk perusahaan jasa.
- COA berdasarkan sumber pendapatan: mengkategorikan akun berdasarkan sumber pemasukan usaha perusahaan, contohnya penjualan produk, jasa, atau pendapatan investasi.
Manfaat Chart of Account
Lantas, mengapa COA adalah dokumen yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis? Jawabannya sangat berkaitan dengan tiga manfaat utama di bawah ini:
1. Mengurangi kesalahan pencatatan data keuangan
Pertama, Chart of Accounting bisa membantu Anda mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi keuangan. Sebab, dengan kode akun yang jelas dan terstruktur, Anda akan lebih mudah mengidentifikasi dan mengelompokkan transaksi ke dalam akun yang tepat. Ini akan mencegah pencatatan ganda, pencatatan di akun yang salah, atau kesalahan lain yang dapat merusak akurasi laporan keuangan.
2. Mempermudah pembuatan laporan keuangan
Selain menekan risiko kesalahan dokumentasi keuangan, COA juga memudahkan proses penyusunan laporan keuangan dengan menyediakan kerangka kerja yang terorganisir untuk mencatat semua transaksi. Nah, karena semua data keuangan telah diatur sedemikian rupa, Anda pun bisa menyusun neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas dalam waktu lebih singkat. Sehingga, proses pelaporan pun jadi lebih efisien dan transparan.
3. Menghemat waktu penyuntingan data
Terakhir, COA bisa membantu Anda menemukan dan menyunting data keuangan yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Alasannya, dengan format data yang sudah terstruktur rapi, Anda tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencari atau memverifikasi transaksi tertentu. Hal ini sangat berguna jika Anda perlu melakukan penyesuaian atau koreksi terhadap banyak data keuangan dalam waktu singkat.
Baca juga: Apa Itu Laporan Keuangan dan Pentingnya Untuk Kesuksesan Bisnis
Contoh Penggunaan Chart of Account
Seperti apakah contoh Chart of Account dalam setiap jenis usaha yang berbeda? Anda bisa menyimaknya dalam daftar berikut dan menyesuaikannya dengan bisnis Anda:
1. Bisnis dagang
- Kode 1000 – Aktiva
- 1100 – Kas
- 1200 – Piutang Usaha
- 1300 – Persediaan Barang Dagangan
- 1400 – Perlengkapan Toko
- Kode 2000 – Utang
- 2100 – Utang Usaha
- 2200 – Utang Pajak
- 2300 – Biaya yang Masih Harus Dibayar
- Kode 3000 – Penghasilan
- 3100 – Penjualan
- 3200 – Diskon Penjualan
- 3300 – Pendapatan Bunga
- Kode 4000 – Biaya
- 4100 – Harga Pokok Penjualan (HPP)
- 4200 – Biaya Gaji Karyawan
- 4300 – Biaya Sewa Toko
- 4400 – Biaya Iklan
- 4500 – Biaya Utilitas (Listrik, Air, dll.)
- Kode 5000 – Modal
- 5100 – Modal Pemilik
- 5200 – Laba Ditahan
Ketika Anda membeli barang dagangan dari supplier secara tunai, Anda mencatatnya di akun “Persediaan Barang Dagangan” (kode 1300). Namun, jika Anda menggunakan pembayaran kredit, Anda bisa menggunakan akun “Utang Usaha” (kode 2100).
Saat barang tersebut dijual, transaksi dicatat di akun “Penjualan” (kode 3100) dan mengurangi “Persediaan Barang Dagangan” (kode 1300) sambil mencatat “Harga Pokok Penjualan” (kode 4100). Jadi, pendapatan dari penjualan akan meningkatkan saldo kas atau piutang usaha, tergantung dari metode pembayarannya.
2. Bisnis manufaktur
- Kode 1000 – Aktiva
- 1100 – Kas
- 1200 – Piutang Usaha
- 1300 – Persediaan Bahan Baku
- 1310 – Persediaan Barang dalam Proses
- 1320 – Persediaan Barang Jadi
- 1400 – Peralatan Pabrik
- 1500 – Akumulasi Penyusutan
- Kode 2000 – Utang
- 2100 – Utang Usaha
- 2200 – Utang Pajak
- 2300 – Utang Bank (Jangka Panjang)
- Kode 3000 – Penghasilan
- 3100 – Penjualan Produk Jadi
- 3200 – Diskon Penjualan
- 3300 – Pendapatan Lain-lain
- Kode 4000 – Biaya
- 4100 – Biaya Bahan Baku
- 4200 – Biaya Tenaga Kerja Langsung
- 4300 – Biaya Overhead Pabrik
- 4400 – Biaya Distribusi
- 4500 – Biaya Administrasi
- Kode 5000 – Modal
- 5100 – Modal Pemilik
- 5200 – Laba Ditahan
Saat Anda membeli bahan baku untuk produksi, Anda dapat mencatat transaksi dalam akun “Persediaan Bahan Baku” (kode 1300). Lalu, kalau Anda sudah menggunakannya dalam proses produksi, akun ini dikreditkan dan biaya dialihkan ke “Persediaan Barang dalam Proses” (kode 1310).
Setelah produk sudah jadi, biaya totalnya akan dipindahkan ke “Persediaan Barang Jadi” (kode 1320). Terakhir, kalau produk ini dijual ke pasar, Anda dapat mencatatnya sebagai “Harga Pokok Penjualan” (bagian dari Biaya, kode 4100), dan pendapatan dari penjualannya masuk ke akun “Penjualan Produk Jadi” (kode 3100).
3. Bisnis jasa
- Kode 1000 – Aktiva
- 1100 – Kas
- 1200 – Piutang Usaha
- 1300 – Perlengkapan Kantor
- 1400 – Peralatan Kantor
- Kode 2000 – Utang
- 2100 – Utang Usaha
- 2200 – Utang Pajak
- 2300 – Biaya yang Masih Harus Dibayar
- Kode 3000 – Penghasilan
- 3100 – Pendapatan Jasa
- 3200 – Diskon Jasa
- 3300 – Pendapatan Lain-lain
- Kode 4000 – Biaya
- 4100 – Biaya Gaji Karyawan
- 4200 – Biaya Sewa Kantor
- 4300 – Biaya Perlengkapan
- 4400 – Biaya Promosi
- 4500 – Biaya Utilitas (Listrik, Air, dll.)
- Kode 5000 – Modal
- 5100 – Modal Pemilik
- 5200 – Laba Ditahan
Ketika Anda menerima pembayaran atas layanan yang telah diberikan, Anda mencatatnya di akun “Pendapatan Jasa” (kode 3100) dan mengkredit akun “Kas” (kode 1100) jika pembayaran diterima tunai.
Kemudian, biaya operasional, seperti gaji karyawan dan sewa kantor, dicatat di akun “Biaya Gaji Karyawan” (kode 4100) dan “Biaya Sewa Kantor” (kode 4200), masing-masing. Jika Anda memberikan diskon kepada klien, diskon tersebut dicatat di akun “Diskon Jasa” (kode 3200), yang akan mengurangi total pendapatan jasa yang dicatat.
Cara Membuat Chart of Account
Membuat COA yang baik dan benar memerlukan perencanaan yang matang dan pemahaman yang baik tentang struktur keuangan perusahaan. Oleh sebab itu, pastikan Anda menerapkan langkah-langkah berikut, ya!
- Identifikasi kebutuhan akun: lakukan analisis terhadap semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan, termasuk pendapatan, biaya, aset, kewajiban, dan modal. Sebab, Anda perlu menentukan akun mana yang relevan dan penting untuk disertakan dalam COA.
- Tentukan struktur dan kode akun: berikutnya, tentukan struktur bagan yang akan Anda gunakan dan berikan kode untuk setiap akun. Idealnya, struktur ini harus logis dan mudah diikuti. Anda bisa mewujudkannya dengan membagi tiap akun per kategori yang jelas.
- Buat nama akun: berikan nama yang deskriptif dan spesifik untuk setiap jenis transaksi dalam setiap akun. Sebaliknya, hindari nama yang terlalu umum atau ambigu karena hal ini dapat membingungkan dalam proses pencatatan dan pelaporan.
- Lakukan uji coba: sebelum mengimplementasikan COA, cobalah mencatat beberapa transaksi contoh untuk memastikan bahwa semua akun berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
- Implementasi dan pelatihan: pastikan bahwa semua staf yang terlibat dalam proses pencatatan keuangan memahami cara menggunakan COA dengan benar. Anda mungkin memerlukan pelatihan rutin agar semua orang terbiasa dengan kode akun dan nama akun yang baru.
Kini, Anda sudah tahu COA adalah dokumen yang bisa mempermudah proses pencatatan keuangan, sehingga Anda bisa mengalokasikan uang dengan lebih tepat guna untuk menjamin keamanan serta kualitas produk. Nah, membuat Chart of Account tentunya akan lebih mudah jika Anda memiliki semua data keuangan secara lengkap di satu tempat. Bagaimana caranya? Di sinilah Moka Offline Payment bisa membantu!
Sebab, fitur Offline Payment dari Moka POS sudah memiliki dashboard all-in-one berisikan penjualan harian dan fitur perhitungan pajak. Lalu, jika bisnis Anda sudah memiliki lebih dari satu cabang, Anda juga bisa memantau pemasukan semuanya tanpa perlu berpindah aplikasi! Praktis, kan? Apalagi, Anda juga bisa mencobanya tanpa biaya terlebih dahulu. Yuk, daftar di sini untuk menjadwalkan demo gratis dan merasakan kemudahannya!
